Untuk melakukan penelitian personalia dan audit personalia, dan akuntansi sumber daya manusia, manajer personalia membutuhkan banyak data yang berkaitan dengan karyawan yang bekerja di organisasi.
Namun, sistem pencatatan manual ditemukan tidak memadai dan tidak cukup untuk memenuhi persyaratan informasi organisasi bisnis modern. Dengan kata lain, kesulitan dalam pemeliharaan dan kekurangan sistem pencatatan manual dapat dijadikan alasan mendasar perlunya HRIS. Ini dijabarkan kemudian.
Kesulitan di sini mengacu pada banyaknya data karyawan yang tidak memungkinkan untuk dilacak secara manual. Tidak hanya itu, data perlu diperbarui dari waktu ke waktu dan ini membuat pekerjaan klerikal cukup padat karya dan mahal. Alastair Evans menyatakan biaya, akurasi, fragmentasi, duplikasi, dan kesulitan analisis sebagai beberapa kesulitan yang terkait dengan sistem pencatatan manual.
Transfer data secara manual dari satu record ke record lainnya meningkatkan kemungkinan kesalahan yang mempengaruhi keakuratan dan keandalan data yang disimpan. Entri dapat diteruskan dua kali; data dapat ditransfer ke dokumen yang salah yang menyebabkan kebingungan.
Karena data/informasi dipelihara dengan cara terfragmentasi, yaitu, catatan manual disimpan di lokasi terpisah yang ditangani oleh orang yang berbeda di departemen yang berbeda, informasi lengkap seorang karyawan tidak tersedia di tempat terpusat. Hal ini menghambat proses pengambilan keputusan organisasi. Hal yang sama menggarisbawahi perlunya HRIS.
Venkata Ratnam dan Srivastava telah menyatakan tiga tujuan sebagai kebutuhan HRIS:
- Untuk menyimpan data dan informasi untuk setiap karyawan untuk referensi siap pakai.
- Untuk memberikan dasar pengambilan keputusan dalam masalah kepegawaian sehari-hari, (misalnya pemberian cuti) serta untuk perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan sejumlah fungsi sumber daya manusia.
- Menyediakan data/laporan kepada pemerintah dan publik lainnya.
Hemendra Verma, konsultan perangkat lunak, melakukan survei dan menyoroti perlunya HRIS untuk tujuan berikut:
- Ditemukan bahwa sangat sedikit waktu yang dialokasikan untuk menangani informasi sehubungan dengan fungsi SDM, mungkin karena waktu yang dibutuhkan untuk menangani informasi yang melimpah.
- Kurangnya informasi tentang sumber daya manusia di industri di semua tingkatan.
- HRIS akan membantu mencapai “kesetaraan” di bidang-bidang seperti promosi, transfer, nominasi, dll.
- HRIS membantu menyelesaikan iuran karyawan tepat waktu, sehubungan dengan dana simpanan, pensiun, gratifikasi, LT C. dan kompensasi cuti yang diperoleh, dll.
- Setelah profil seseorang dimasukkan ke dalam komputer, pengambilan informasi menjadi lebih mudah dan juga melibatkan lebih sedikit biaya dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
Beberapa orang menggunakan dua istilah data dan informasi secara bergantian. Tetapi ada perbedaan antara kedua konsep tersebut. Data adalah angka dan fakta mentah yang belum dianalisis tentang peristiwa, sedangkan informasi adalah bentuk data yang dianalisis dan diorganisasikan.
Misalnya, jumlah laba bersih adalah data karena tidak ada makna yang dapat diberikan pada angka absolut laba bersih. Tapi, untung dinyatakan sebagai persentase penjualan, itu mengandung arti tertentu dan disebut informasi. N. Upadhya dengan sangat ringkas membedakan data dari informasi dengan menyatakan: “Data terorganisir yang bermakna dapat didefinisikan sebagai informasi”.
Sebelum kita mendefinisikan HRIS, tampaknya kesesuaian konteks untuk terlebih dahulu mendefinisikan – Sistem Informasi Manajemen ‘(IMS). MIS adalah struktur formal, biasanya terkomputerisasi, untuk menyediakan manajemen dengan informasi, berkaitan dengan operasi internal dan faktor eksternal untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan.
Sekarang, menerapkan konsep ini dalam konteks HRM, HRIS dapat didefinisikan sebagai berikut:
HRIS adalah cara sistematis untuk menyimpan data dan informasi untuk setiap karyawan individu untuk membantu perencanaan, pengambilan keputusan dan penyerahan pengembalian dan laporan ke lembaga eksternal.
