Empat metode yang digunakan untuk mengendalikan biaya sumber daya manusia adalah sebagai berikut: 1. Management by Objectives (MBO) 2. Analisis Rasio 3. Produktivitas Personalia 4. Laporan dan Anggaran Personalia.
Biaya sumber daya manusia merupakan bagian yang signifikan dari total biaya operasi di banyak organisasi industri. Gambaran dari berbagai jenis biaya sumber daya manusia diberikan dalam Tabel 30.1 berikut.
Tabel 30.1: Biaya Sumber Daya Manusia:
Bukti menunjukkan bahwa organisasi yang memiliki biaya sumber daya manusia yang rendah sebagai persentase dari total biaya menikmati keunggulan kompetitif. Hal itu memungkinkan mereka tampil sebagai ‘pemenang’ di pasar yang kompetitif. Oleh karena itu, perlu adanya pengendalian biaya sumber daya manusia. Oleh karena itu, beberapa metode yang banyak digunakan untuk menganalisis dan mengendalikan biaya sumber daya manusia dibahas di sini.
1. Manajemen berdasarkan Tujuan (MBO):
Menurut Peter F. Drucker, pengukuran merupakan aspek yang sangat penting dalam manajemen. Namun, manajemen sumber daya manusia lemah dalam hal pengukuran karena variabel kualitatifnya seperti perasaan, sikap, kepuasan kerja, dll. Para ahli telah menyarankan penggunaan MBO untuk mengukur variabel kualitatif sumber daya manusia.
Misalnya, KN Randeria telah menetapkan prosedur berikut untuk mengukur variabel kualitatif karyawan:
(a) Biaya karyawan per unit produksi/jasa harus diadakan (pada tahun Dasar) dan diindeks sebagai persentase dari biaya tetap dan semi-variabel
(b) Setidaknya dua pertiga dari peningkatan biaya perbaikan dalam perjanjian jangka panjang dengan serikat pekerja harus dipenuhi melalui produktivitas karyawan.
(c) Selama ….tahun-tahun mendatang, akan ada pengurangan sebesar ….persen waktu henti pabrik dan mesin…. persen dalam pemborosan bahan yang dapat dihindari dan…. persen ketidakhadiran di luar cuti resmi.
(d) Memastikan bahwa sepertiga dari tabungan yang timbul dari poin (c) di atas akan didistribusikan untuk memastikan peningkatan pendapatan individu karyawan.
(e) Seorang karyawan individu harus naik…. nilai dalam rentang kerjanya …. tahun melalui tenaga kerja yang hati-hati dan perencanaan suksesi.
(f) Sekurang-kurangnya seperempat lowongan dalam kader manajerial harus diisi dari pemegang pekerjaan yang lebih rendah melalui program pelatihan dan pengembangan yang sesuai.
2. Analisis Rasio:
Dalam pendekatan ini, digunakan indikator kinerja penting yang menyangkut fungsi personalia. Biaya pelatihan perekrutan, dll, adalah contoh dari fungsi personalia.
Indikator ini disebut rasio personel dan mencakup hal-hal berikut:
(i) Biaya Perekrutan:
Ini juga disebut biaya per sewa. Rasio ini digunakan untuk mengukur biaya perekrutan dan mencakup biaya-biaya seperti biaya yang dikeluarkan dalam proses perekrutan; biaya iklan ; biaya yang dibayarkan kepada agen perekrutan; biaya yang dikeluarkan dalam melakukan pengujian; diskusi kelompok dan wawancara pribadi; biaya pemeriksaan kesehatan; dan biaya administrasi seperti alat tulis, perangko, telepon, dll.
Biaya rekrutmen, atau katakanlah, biaya per perekrutan dinyatakan sebagai berikut:
Biaya Rekrutmen
Biaya per perekrutan (dalam Rs.) = Biaya Perekrutan/ Jumlah Perekrut yang dipekerjakan/Dipertahankan
Pengetahuan tentang biaya perekrutan membantu manajer merasionalisasi dan meningkatkan efisiensi proses perekrutan.
(ii) Waktu Siklus Rekrutmen:
Ini berarti waktu yang dibutuhkan dari awal hingga selesainya proses rekrutmen. Tujuan utama menganalisis waktu siklus rekrutmen adalah untuk mengetahui waktu ideal yang dibutuhkan untuk memulai dan menyelesaikan proses rekrutmen/perekrutan.
Analisis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap perekrutan akan menyarankan perlunya langkah-langkah yang diambil untuk meminimalkan waktu siklus. Langkah-langkah seperti spesifikasi pekerjaan yang jelas, komputerisasi blanko lamaran, standarisasi prosedur penyaringan, dll., membantu mengurangi waktu siklus dalam proses perekrutan.
(iii) Biaya Perputaran:
Perputaran karyawan mahal karena melibatkan biaya langsung dan tidak langsung. Biaya langsung juga disebut biaya penggantian mencakup semua biaya perekrutan karyawan, pelatihan, biaya interupsi, dll. Penurunan motivasi dan moral karyawan adalah biaya tidak langsung.
Biaya turnover dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:
Turnover Rate (%) = Jumlah Pemisahan/ Rata-Rata Jumlah Karyawan × 100
(iv) Biaya Pelatihan:
Pelatihan adalah kegiatan berkelanjutan dalam organisasi untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan. Meskipun mengukur keefektifan pelatihan secara total sulit dilakukan, namun ada cara untuk mengurangi biaya yang terlibat dalam pelaksanaan program pelatihan.
Biaya pelatihan biasanya dinyatakan dengan cara berikut:
- Biaya Pelatihan Per Trainee = Biaya Pelatihan/ Jumlah Karyawan yang Dilatih
- Biaya Pelatihan Per Karyawan = Biaya Pelatihan/Jumlah Karyawan
- Rasio Pelatihan = Jumlah Pelatihan/ Jumlah Karyawan
3. Produktivitas Personil:
Produktivitas dinyatakan sebagai rasio output organisasi yaitu barang dan jasa terhadap inputnya, yaitu sumber daya fisik, keuangan dan manusia. Salah satu cara untuk mengendalikan biaya sumber daya manusia adalah meningkatkan produktivitas karyawan yang bekerja di organisasi.
Organisasi dapat meningkatkan produktivitas karyawan mereka melalui beberapa teknik seperti studi O dan M, penyederhanaan kerja, lingkaran kualitas, penghargaan terkait produktivitas, dan pemanfaatan tenaga kerja yang tepat di berbagai tingkatan.
Jadi, ketika persentase peningkatan produktivitas personel lebih tinggi daripada persentase peningkatan biaya personel, biaya per unit personel akan berkurang. Hal yang sama memungkinkan perusahaan untuk terus meningkatkan remunerasi karyawannya dengan menurunkan biaya personel atau mempertahankan biaya personel tetap.
4. Laporan Personalia dan Anggaran:
Laporan personalia memberikan informasi yang berguna mengenai pemanfaatan tenaga kerja. Ini dapat digunakan untuk mengendalikan biaya sumber daya manusia. Anggaran personel adalah program personel yang dinyatakan dalam istilah moneter untuk bidang-bidang utama seperti kompensasi karyawan, fasilitas, pelatihan, pengembangan, dll. Perbandingan biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan membantu manajer mengambil tindakan korektif untuk mengendalikan biaya personel.
