Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Komunikasi Efektif. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Prinsip Komunikasi Bisnis yang Efektif 2. Tujuh C dalam Komunikasi Efektif 3. Manfaat Komunikasi Efektif.
Prinsip Komunikasi Bisnis yang Efektif:
Komunikasi bisnis adalah proses yang dinamis dan kompleks.
Agar proses ini efektif dan mencapai tujuan bisnis, kita harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
A. Pandangan Chester I. Barnard:
Menurut Chester I. Barnard, komunikasi bisnis agar efektif harus memiliki pesan yaitu:
i. Dapat dimengerti oleh penerima;
- Sesuai dengan kepentingan orang yang bersangkutan;
aku ii. Relevan dengan tujuan organisasi; dan
- Secara fisik dan psikologis layak.
B. Sepuluh Perintah Asosiasi Manajemen Amerika:
American Management Association telah menetapkan sepuluh hal penting berikut untuk komunikasi bisnis yang efektif:
i. Bentuk gagasan yang jelas tentang informasi sebelum komunikasi;
- Perbaiki maksud, tujuan atau tujuan komunikasi;
aku ii. Ciptakan lingkungan fisik dan psikologis untuk komunikasi;
- Membuat rencana komunikasi melalui konsultasi;
- Pilih dengan benar subjek komunikasi;
- Membuat penerima menyadari nilai pesan;
- Menindaklanjuti komunikasi;
viii. Memiliki gagasan yang jelas tentang pentingnya komunikasi;
- Bertindak sesuai dengan komunikasi;
- Dengarkan dengan benar.
C. Prinsip Umum Komunikasi Bisnis yang Efektif:
Prinsip umum untuk komunikasi bisnis yang efektif dapat diuraikan sebagai berikut:
- Kejelasan:
Proses komunikasi, untuk melayani tujuan, harus memastikan kejelasan komunikasi. Komunikasi bisnis memiliki kejelasan ketika diungkapkan dalam bahasa dan ditransmisikan dengan cara yang akan dipahami oleh penerima.
Tujuan dasar komunikasi adalah menyatukan dua pikiran, dan ini hanya mungkin bila apa yang dimaksud pengirim dipahami oleh penerima dengan cara yang sama. Jadi, komunikasi harus jelas dan sederhana dalam bahasa yang mudah dimengerti.
- Kecukupan:
Tujuan dalam komunikasi adalah untuk memastikan arus informasi yang optimal. Itu harus cukup untuk menutupi lapangan. Proses komunikasi harus memastikan bahwa semua pesan yang dibutuhkan oleh berbagai individu dalam organisasi sehubungan dengan pelaksanaan tugas resmi mereka secara efektif harus mengalir sampai kepada mereka dan, selanjutnya, bahwa aliran ini berkenaan dengan jenis pesan yang berbeda. harus memadai.
- Perhatian:
Pesan itu, ketika diterima, harus dipahami dengan baik makna dan isinya dengan penuh perhatian. Terlepas dari kejelasan ekspresinya, pesan yang disusun dengan baik mungkin tampak sangat sulit dan, dengan demikian, mungkin tidak dapat dipahami karena perhatian kita yang setengah hati.
Jadi, perhatian dan konsentrasi penuh penerima atas pesan mendengarkan atau membaca harus dianggap sangat penting untuk pemahaman yang tepat dari pesan yang dikomunikasikan. Jika pesan diterima karena pengakuan dan pemahaman di tangan penerima, komunikator akan merasa lebih terdorong dalam usahanya.
- Waktu:
Utilitas pesan apa pun kepada penerima sangat dipengaruhi oleh ketepatan waktunya. Oleh karena itu, proses komunikasi seharusnya tidak hanya memastikan bahwa pesan sampai ke penerima tetapi juga sampai kepadanya ketika dia membutuhkannya. Mungkin saja seseorang memerlukan waktu untuk menyusun informasi yang memiliki konten yang beragam dan kompleks.
Rentang waktu yang sesuai harus diperbolehkan untuk tujuan mempertimbangkan urgensi dan kebutuhan waktu dari informasi tersebut.
- Integritas:
Prinsip ini menuntut agar komunikasi bisnis harus mendukung struktur dan tujuan organisasi. Komunikasi adalah sarana dan alat untuk mengamankan dan memelihara kerjasama antara atasan dan bawahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Untuk tujuan ini, perhatian khusus juga harus diberikan pada posisi manajer bawahan yang menjadi pusat komunikasi. Mereka harus mendapat dukungan dan dorongan untuk menggunakan posisi dan status mereka. Manajer puncak sering melupakan hal ini dan mengomunikasikan pesan dengan melewati manajer bawahan ini dalam upaya untuk menghubungi langsung karyawan yang menjadi tujuan komunikasi tersebut.
Prosedur ini tidak dapat disukai oleh manajer bawahan yang menduduki posisi penting dengan status tertentu. Oleh karena itu, komunikasi dari atas ke bawah harus melewati setiap tahapan otoritas lini.
- Penggunaan Strategis Organisasi Informal:
Organisasi informal berasal dari kebutuhan untuk mentransmisikan informasi. Ini berlanjut dengan atau tanpa persetujuan dari manajer dan mungkin memiliki akhir yang konstruktif atau destruktif. Jadi, sudah menjadi tugas seorang manajer untuk menggunakannya secara konstruktif sebagai sarana komunikasi.
Ketika organisasi informal tumbuh secara spontan, tidak disarankan untuk menaklukkan atau membasminya. Itu juga tidak boleh diabaikan, tetapi harus digunakan untuk mengirim dan menerima komunikasi untuk melengkapi komunikasi organisasi formal.
Ini akan memastikan koordinasi yang tepat dan upaya giat. Selain itu, pesan yang mengalir secara formal antara atasan dan bawahan mungkin tampak tidak memadai dan tidak dapat diandalkan dalam menanganinya secara cepat dengan pemahaman yang tepat. Dalam situasi seperti itu, penggunaan strategis organisasi informal bersifat konduktif untuk proses komunikasi.
- Keseimbangan antara Kemampuan Beradaptasi dan Keseragaman:
Kelancaran kerja suatu organisasi sebagian bergantung pada keseragaman. Namun kemampuan beradaptasi harus digunakan ketika situasi dan individu yang berbeda terlibat. Perintah dan laporan dapat dikomunikasikan melalui sistem yang memberikan kesempatan untuk adaptasi pada situasi tertentu.
- Bunga dan Penerimaan:
Tujuan dari komunikasi bisnis adalah untuk mengamankan respon positif. Orang yang dikomunikasikan harus tertarik dengan pesan tersebut dan menerimanya. Komunikasi ke bawah lebih efektif jika semangat kerja baik, dan komunikasi ke atas dapat dilakukan jika atasan adalah pendengar yang baik.
Saat menerapkan prinsip-prinsip komunikasi, harus diingat bahwa prinsip-prinsip tersebut jarang dapat ditegakkan. Jadi, prinsip-prinsip ini harus diterima secara sukarela oleh semua anggota organisasi.
- Kesopanan:
Kesopanan harus dijaga dengan cara apa pun dalam komunikasi apa pun. Dalam komunikasi bisnis, khususnya, kesopanan adalah tanda organisasi yang baik. Penggunaan bahasa yang sopan, permintaan maaf atas kesalahan, berterima kasih atas bantuan, menjawab surat tanpa penundaan, dll adalah beberapa contoh sopan santun dalam komunikasi bisnis.
- Ringkas:
Komunikasi bisnis, agar efektif, harus ringkas. Hanya fakta-fakta yang diperlukan yang harus dinyatakan menghindari pengulangan.
- Saluran:
Penggunaan saluran langsung dan terpendek menyelamatkan subjek komunikasi dari distorsi. Perhatian harus diambil dalam hal ini.
- Umpan balik:
Komunikasi selesai ketika umpan balik diterima dari penerima. Tujuan akhir komunikasi dipenuhi melalui prinsip ini.
- Komunikasi Dua Arah:
Komunikasi satu arah tidak diinginkan. Itu tidak dapat memenuhi tujuan komunikasi bisnis. Baik pengirim maupun penerima harus saling berkomunikasi. Ini membantu proses umpan balik.
Tujuh C dalam Komunikasi Efektif:
Komunikasi yang efek
tif membutuhkan tujuh C berikut:
1. Kelengkapan:
Kriteria pertama dari komunikasi yang efektif adalah kelengkapannya. Pesan atau konteks komunikasi harus mengandung semua fakta yang diperlukan untuk reaksi yang tepat oleh penerima. Komunikasi lengkap mengklarifikasi semua kemungkinan pertanyaan dan membantu mengambil keputusan yang tepat.
2. Ringkas:
Subyek komunikasi harus singkat dan pendek di alam. Tidak ada elaborasi yang tidak perlu harus dibuat dalam komunikasi. Kata-kata yang digunakan dalam komunikasi harus tepat dan ekspresi harus tepat. Pengulangan harus dihindari. Pesan ringkas menghemat waktu pengirim dan penerima.
3. Pertimbangan:
Saat melakukan komunikasi, pengirim harus mempertimbangkan latar belakang sosial dan budaya, pendidikan, usia, emosi, dll. Penerima dan memodifikasi bahasa, mengubah sikap dan pendekatan yang sesuai.
4. Kekonkretan:
Komunikasi konkret mengacu pada pertukaran informasi yang spesifik, pasti dan tepat, bukan informasi yang samar dan umum. Itu meyakinkan dan dapat diterima oleh penerima karena tidak ada ambiguitas di dalamnya.
5. Kesopanan:
Pendekatan yang sopan harus ada dalam komunikasi yang efektif. Pengirim pesan harus waspada sehubungan dengan martabat, rasa hormat dan kehormatan penerima. Kehati-hatian harus diberikan agar komunikasi tidak menyakiti, melukai, meremehkan, atau mengganggu penerima dengan cara apa pun. Pengirim juga akan dihormati pada gilirannya karena kehormatan melahirkan kehormatan.
6. Kejelasan:
Kejelasan harus dijaga dalam komunikasi. Gagasan yang terkandung dalam pesan harus diungkapkan dengan jelas. Tidak akan ada kebingungan sehubungan dengan arti pesan tersebut. Pengirim dan penerima pesan akan memahaminya secara identik.
7. Kebenaran:
Komunikasi yang efektif harus benar dalam ejaan, konstruksi kalimat dan penggunaan bahasa. Kesalahan tata bahasa harus dihindari. Kamus, pemeriksa ejaan terkomputerisasi, dll. dapat digunakan untuk membuat pesan bebas dari kesalahan. Revisi teks diperlukan untuk menghindari kelalaian yang ceroboh. Pesan yang benar memberikan dampak yang baik bagi penerima dan meningkatkan prestise pengirim.
Manfaat Komunikasi Efektif:
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi, fakta, ide, pemikiran, pendapat antara dua orang atau lebih atau sekelompok orang. Ketika komunikasi jelas, lengkap, ringkas, benar dan dipahami sepenuhnya oleh penerima, itu dikenal sebagai ‘Komunikasi Efektif’. Jika komunikasi tidak jelas, tidak lengkap, tidak benar dan sulit dipahami, dapat disebut sebagai ‘Komunikasi Tidak Efektif’.
Komunikasi yang tidak efektif tidak menghasilkan hasil yang baik; sebaliknya, itu adalah tempat berkembang biak kesalahpahaman, ketidakpercayaan, permusuhan, konflik dan kekacauan. Dalam organisasi bisnis, komunikasi yang efektif sangat penting karena membantu dalam pengambilan keputusan, mempercepat alur kerja, meningkatkan produktivitas, memperkuat hubungan bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menyelesaikan banyak masalah lainnya.
Manfaat komunikasi bisnis yang efektif adalah:
1. Membantu dalam Membuat Keputusan:
Suatu keputusan, agar benar dan tepat, harus didasarkan pada informasi yang memadai dan benar yang hanya dapat disatukan oleh komunikasi yang efektif.
2. Mempercepat Aliran Kerja:
Alur kerja tidak terhambat jika perintah, instruksi, saran, dll dikomunikasikan dengan baik dan tepat waktu.
3. Meningkatkan Produktivitas:
Komunikasi yang efektif memungkinkan tim pekerja untuk berkonsentrasi pada pekerjaan masing-masing menghilangkan kebingungan dari pikiran mereka. Ini meningkatkan kemampuan, efisiensi, dan kualitas kinerja mereka yang pada akhirnya mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi.
4. Meningkatkan Kepuasan Kerja:
Komunikasi yang efektif antara karyawan dan atasan di tempat kerja dapat meningkatkan kepuasan kerja di kedua ujungnya. Para karyawan menganggap bahwa mereka penting bagi organisasi dan di sisi lain, supervisor juga merasa puas bahwa perintah-perintahnya dilaksanakan oleh para karyawan.
Ketika karyawan mengetahui dengan jelas apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan dan tentang penghargaan atas kinerja mereka, mereka dapat menyelesaikan pekerjaan mereka secara efisien. Mereka tetap puas dan setia pada otoritas mereka yang lebih tinggi.
5. Menghemat Waktu dan Uang:
Jika komunikasi tidak dipahami dengan baik, percakapan lebih lanjut akan diperlukan untuk kejelasan yang melibatkan waktu dan uang ekstra. Komunikasi yang efektif menghemat waktu dan uang dengan mencegah banyak komunikasi. Pemilihan sarana komunikasi yang tepat dari berbagai metode (misalnya telepon, ponsel, email, faks, surat, percakapan tatap muka, dll.) sesuai kebutuhan dapat menghemat waktu dan uang.
6. Meningkatkan Kegiatan Promosi:
Barang dan jasa dibawa ke pengetahuan konsumen melalui kegiatan komunikasi dan promosi (misalnya iklan, penggunaan media yang berbeda, dll) dibuat efektif melalui itu.
7. Membuat Hubungan Bisnis Kuat:
Komunikasi yang bermanfaat dengan orang dan organisasi luar (misalnya kreditur, bank, perusahaan asuransi, manajer bisnis bersama, dll.) membuat hubungan yang sehat dengan semua pihak.
8. Meningkatkan Citra Profesional:
Cara organisasi berkomunikasi memberikan kesan efisiensinya dalam berkomunikasi. Komunikasi yang baik menandakan organisasi yang baik dan efisien secara profesional.
9. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan:
Kepuasan pelanggan adalah aspek pertimbangan penting bagi organisasi bisnis. Keberadaan dan pertumbuhan bisnis sangat bergantung padanya. Komunikasi yang efektif diperlukan dalam mencapai kepercayaan pelanggan. Itu mengklarifikasi semua pertanyaan (mengenai produk, layanan, ketersediaan, harga, kualitas, variasi, dll.) Pelanggan dan membuat mereka bahagia dan puas.
10. Memecahkan Berbagai Masalah:
Masalah yang tak terhitung jumlahnya (mis. gosip, desas-desus, konflik, ketidakpercayaan di antara karyawan, manajer, dll.) Muncul dalam organisasi bisnis karena komunikasi yang buruk atau tidak ada komunikasi. Komunikasi yang efektif dapat memecahkan masalah dengan mudah. Ini membangun hubungan antara manajer dan karyawan. Hubungan di antara mereka mereda dan berbagai masalah serta keluhan dihilangkan.