Penyusunan Surat Pemberitahuan, Surat Edaran, Risalah dan Keputusan

Baca artikel ini untuk mempelajari tentang penyusunan pemberitahuan, surat edaran, dan resolusi.

Melihat:

Orang-orang yang berhak menghadiri rapat harus diberi tahu tentang waktu, tempat, tanggal dan urusan rapat pada waktu yang tepat.

Komunikasi yang menginformasikan orang yang berhak menghadiri rapat tentang waktu, tempat, tanggal dan urusan rapat disebut ‘pemberitahuan’.

Agar rapat sah, pemanggilan harus disampaikan oleh orang yang tepat dengan sarana yang tepat kepada semua orang yang berhak menghadiri rapat. Biasanya, pemberitahuan dibuat dan dikeluarkan oleh Sekretaris di bawah instruksi Direktur perusahaan. Pemberitahuan, agar sah, harus ditandatangani oleh otoritas yang tepat.

Persyaratan pertemuan dapat diklasifikasikan ke dalam kelas-kelas berikut:

1. Pemberitahuan itu harus mencantumkan tanggal, waktu dan tempat pertemuan yang pasti.
2. Pemberitahuan harus menyebutkan sifat bisnis yang akan ditransaksikan dalam rapat. Agenda lengkap ditambahkan ke pemberitahuan.
3. Pemberitahuan harus disampaikan kepada semua anggota yang berhak menghadiri rapat.
4. Pemberitahuan harus jelas dan tanpa syarat.
5. Jangka waktu pemberitahuan yang tepat harus diberikan sesuai dengan peraturan organisasi.

Pemanggilan Board Meeting pertama perusahaan dengan agenda lengkap.

Perusahaan Penerbitan Nasional India

1 College Street, Kalkuta 13

Tanggal 1 Juli 1999.

Melihat:

Dengan ini diberitahukan bahwa rapat pertama Dewan Direksi perusahaan akan diadakan di kantor terdaftarnya di 1 College Street, Calcutta 13, pada hari Selasa, 22 Juli 1999 pukul 15.00

Kehadiran Anda diminta.

D.Roy

Direktur

Jadwal acara:

1. Pemilihan Ketua.
2. Pengesahan Anggaran Dasar, Anggaran Dasar dan Akta Pendirian ­Perusahaan.
3. Pengangkatan Direksi Perseroan yang pertama.
4. Pengangkatan Ketua Dewan.
5. Pengangkatan Direktur Pelaksana.
6. Pengangkatan Sekretaris berlaku surut.
7. Penunjukan Bankir Perseroan dan Auditor.
8. Penetapan tanggal rapat Dewan berikutnya.
9. Bisnis lainnya.

Pemberitahuan Rapat Umum Tahunan Koperasi Kredit Chinsurah

Masyarakat Kredit Koperasi Chinsurah Ltd.

Reg. Kantor: 6 Jalan Netaji Subhas

PO Chinsurah, Dist. Hoogly, 712103

Melihat

1 Juli 1992

Pemberitahuan dengan ini diberikan bahwa Rapat Umum Tahunan ke-10 Masyarakat akan diadakan pada tanggal 20 Juli 1992 pukul 15:00 di kantor terdaftar Sekretaris di 6 Netaji Subhas Rd, Chinsurah, untuk melakukan transaksi bisnis berikut.

SN Sen

Sekretaris

Jadwal acara:

1. Untuk mengkonfirmasi proses pertemuan terakhir.
2. Mempertimbangkan pengesahan Laporan Sekretaris.
3. Untuk mempertimbangkan adopsi Audited Accounts untuk tahun yang berakhir pada tanggal 31 Maret 1992.
4. Untuk mempertimbangkan pertanyaan tentang pengumuman dividen.
5. Untuk memilih direktur.
6. Untuk mengadopsi anggaran tahun 1992-93.
7. Memperbaiki kekuatan peminjaman Perhimpunan.
8. Untuk mempertimbangkan bisnis lain dengan izin dari Ketua.

Pemberitahuan rapat Dewan selain yang pertama

Roychowdhury Chemicals Ltd.

Reg. Kantor, Jalan Netaji Subhas 10

Kalkuta 700 001

2 Februari 1995

Ke

M..

Direktur

Alamat………………

Yang terhormat,

Rapat Dewan Direksi Roychowdhury Chemicals Ltd. yang ke-11 akan diadakan di Kantor Terdaftar Perusahaan di 10 Netaji Subhas Rd. Kalkuta 700001, pada hari Senin, 25 Februari 1995 pukul 15.00

Kehadiran Anda diminta.

Salam sejahtera

Tapan Roychowdhury

Sekretaris

Jadwal acara:

1. Konfirmasi Risalah Rapat Pengurus ke-10.
2. Persetujuan pengalihan saham.
3. Pembuatan laporan keuangan dan pengumuman dividen interim.
4. Pertimbangan pembukaan cabang baru di Bhubaneswar. –
5. Penetapan tanggal Rapat Pengurus berikutnya.
6. Usaha lain yang seizin Ketua.

Pemanggilan Rapat Wajib Perusahaan Terbuka

Raj dan Raj Co Ltd.

Reg. Kantor, Jalan Netaji Subhas 2

Kalkuta 700 001

1 Februari 1998

Melihat

Berdasarkan Pasal 165 Undang-undang Perusahaan, 1965, Pemberitahuan dengan ini diberikan bahwa Rapat ­Perusahaan akan diadakan di Kantor Pendaftaran Perusahaan pada hari Senin tanggal 1 Maret 1998 pukul 15:00

Salinan Statutory Report dilampirkan bersama ini.

Atas perintah Dewan

B.Das

Sekretaris

Jadwal acara:

1. Pertimbangan dan pengesahan Laporan Statuta.
2. Pemeriksaan daftar Anggota.
3. Pembahasan segala hal yang berkaitan dengan pembentukan perusahaan.

Catatan:

Seorang anggota yang berhak hadir dan memberikan suara berhak untuk menunjuk seorang kuasa untuk hadir dan memberikan suara hanya dalam hal pemungutan suara dan bukan dirinya sendiri dan wakil tersebut harus menjadi anggota perusahaan.

Formulir proksi dilampirkan bersama ini.

Bundar:

Bagaimana Surat Edaran Disusun:

Surat edaran digunakan untuk mengkomunikasikan pesan yang sama ke sejumlah besar pelanggan dan pemasok. Jika ditulis dengan gaya yang menarik dan menarik akan efektif untuk komunikasi bisnis.

Ketika seorang pengusaha ingin memberikan publisitas untuk suatu tujuan atau kampanye, mereka menggunakan surat edaran. Melalui surat-surat tersebut pembaca diberikan fakta dan angka tentang perusahaan. Surat edaran bertujuan untuk menciptakan minat terhadap isinya dan dengan demikian memenangkan kepercayaan pembaca.

Surat edaran biasanya digunakan saat pembukaan cabang baru, perubahan tempat, memperkenalkan artikel baru, pengurangan penjualan, penerimaan, pensiun dan kematian mitra dan perubahan konstitusi ­perusahaan.

Saat menyusun surat edaran, hal-hal berikut harus diingat:

1. Surat edaran harus disusun dengan hati-hati.
2. Mereka harus informatif.
3. Mereka tidak boleh ambigu.
4. Surat edaran harus sopan dalam nada dan menyenangkan dalam bentuk.
5. Saat menyusun surat edaran, tujuan yang sama harus diingat.
6. Surat edaran harus ringkas.

Tujuan:

Surat edaran dikeluarkan untuk berbagai tujuan.

Umumnya, surat edaran menyampaikan jenis informasi berikut:

1. Pendirian atau pengalihan usaha.
2. Pembukaan cabang baru.
3. Perubahan tempat.
4. Mengambil alih bisnis atau menutup bisnis.
5. Pembubaran atau penggabungan usaha.
6. Pengangkatan, pemberhentian atau pensiun dari seorang karyawan penting.
7. Penerimaan atau kematian pasangan.
8. Penerbitan saham bonus.
9. Penawaran saham hak kepada pemegang saham.

Draf surat edaran yang memberi tahu pelanggan tentang obral besar-besaran stok sebelum kedatangan festival Puja.

Toko Umum Kota

1 September 1998

Untuk tuan,

Menjelang festival Puja, harga banyak barang cenderung naik tetapi tidak di toko kami. Kami telah merencanakan obral besar-besaran stok kami sebelum kedatangan festival—tepat pada saat Anda ingin membeli dengan harga murah.

Harga Ditandai D

O Sebesar 50% atau lebih untuk hampir semua item.

W

N

Ayo cepat! Penawaran terbuka hingga 20 September.

Anda mendapatkan Rs. Barang senilai 200 atau bahkan lebih hanya dengan seratus!

Kami menyambut Anda besok dan setiap hari hingga 12 September antara pukul 08.00 dan 20.00 tanpa penutupan loket pada tengah hari agar Anda dapat memilih waktu yang nyaman bagi Anda.

Salam sejahtera

N.Mazumder

Direktur

Buat draf surat edaran kepada pelanggan dan dealer yang mengumumkan pembukaan cabang baru

Perusahaan Sepatu Bata

23 Jalan Chowringhee

Kalkuta 700 019

Surat Edaran No N/B/6 tanggal 15 Maret 1998

untuk tuan

Kami dengan senang hati mengumumkan pembukaan cabang baru kami di 10, Zonal Central, Durgapur, Benggala Barat, untuk mengatasi meningkatnya permintaan produk kami di daerah tersebut. Bapak SM Bhattacharya telah ditunjuk sebagai Manajer Cabang. Cabang baru tersebut akan mulai beroperasi pada 20 Maret 1998.

Dengan kerja sama dan perlindungan Anda, kami telah mampu menyediakan berbagai jenis sepatu untuk memenuhi berbagai jenis pelanggan selama 60 tahun terakhir.

Kami berharap Anda akan memperluas perlindungan Anda ke cabang baru kami dan kami meyakinkan Anda akan perhatian terbaik kami setiap saat.

Salam sejahtera

SN Basak

Manajer penjualan

Buat draf surat edaran kepada pelanggan dan dealer yang mengumumkan ruang pamer baru

Khadi Gramoudyog Ltd.

37 Chittaranjan Avenue

Kalkuta 700 020

2 Januari 1998

untuk tuan

Kami dengan senang hati mengumumkan pembukaan showroom baru untuk produk kami di 57 College Street, Calcutta 700013, untuk memenuhi permintaan pelanggan Central Calcutta yang terus meningkat. Showroom ini akan diresmikan pada tanggal 1 Februari 1998.

Lokasi showroom baru di College Street sangat bagus karena sangat nyaman bagi pelanggan yang tinggal di area College Street dan Calcutta Utara.

Tuan SM Bose, yang merupakan Asisten Manajer Penjualan di ruang pamer utama kami, telah ditunjuk sebagai Manajer ruang pamer baru kami di cabang College Street.

Kami harap Anda dengan baik hati akan memperluas perlindungan yang sama ke ruang pamer baru kami saat Anda memperluas ke toko utama kami.

Salam sejahtera

SC Patel

Direktur

Rancangan surat edaran yang mengumumkan kenaikan harga untuk produk

Perusahaan Perdagangan Timur

30 Jalan Netaji Subhas

Kalkuta 700001

Surat Edaran No. R/P/98 tanggal 15 Mei 1998

Pelanggan yang terhormat,

Dengan menyesal kami informasikan bahwa karena tingginya biaya bahan baku dan kenaikan struktur upah, kami terpaksa menaikkan harga produk kami—pompa listrik—sebesar 10% yang berlaku mulai 1 Juni 1998. Tingkat diskonto untuk pelanggan akan, bagaimanapun, tetap sama.

Ketidaknyamanan yang disebabkan untuk Anda disesali. Kami berharap dapat menikmati perlindungan yang sama dari Anda seperti sebelumnya.

Salam sejahtera

SM Tandon

Manajer penjualan

Draft surat edaran pengumuman penunjukan Agen Penjual Tunggal

Empire Chemical Co.

20 Jalan Bazar Cina Tua

Kalkuta 700001

Surat Edaran No. A/7/98 20 Juli 1998

Perihal: Penunjukan Agen Penjual Tunggal

Untuk tuan,

Kami dengan senang hati mengumumkan bahwa Messers SB Enterprises dari 10 Palm Avenue, Calcutta 700019 telah ditunjuk sebagai Agen Penjualan Tunggal kami untuk penjualan produk kami di Bihar, Orissa dan West Ben ­gal. Pelanggan akan menyiapkan stok mereka dengan harga katalog kami dengan tarif biasa. Pelanggan diminta untuk memproses pesanan mereka dengan ramah melalui SB Enterprises.

Salam sejahtera

SN Singh

Manajer penjualan

Empire Chemical Co.

Penyusunan Laporan:

Laporan adalah pernyataan fakta yang terorganisir tentang subjek tertentu yang disiapkan oleh penulis setelah penyelidikan dan penyelidikan yang tepat, dengan atau tanpa rekomendasi. Laporan dapat ditulis oleh individu atau Komite atau Dewan Penyelidik.

Jenis Laporan:

Laporan dapat terdiri dari dua jenis: Biasa dan Khusus.

Laporan biasa:

Laporan biasa dibuat dan disajikan pada interval yang ditentukan dalam rutinitas bisnis yang biasa. Umumnya ­, mereka berisi n pernyataan fakta belaka tanpa pendapat atau rekomendasi dan hanya berusaha untuk menyampaikan beberapa informasi tentang beberapa hal, misalnya, Laporan Direksi kepada Rapat Umum Tahunan. Fakta biasanya dinyatakan secara kronologis atau berdasarkan subjek.

Laporan khusus:

Sebuah laporan khusus disiapkan oleh individu atau oleh sebuah komite dan disampaikan kepada badan atasan yang membutuhkannya. Ini berisi rekomendasi penulis atau penulis yang didukung oleh fakta yang menjadi dasar rekomendasi.

Laporan juga bisa Formal dan Informal. Laporan formal dibuat sesuai dengan persyaratan kantor atau perusahaan. Biasanya mengikuti formulir yang ditentukan dan prosedur yang ditetapkan.

Sebaliknya, laporan informal adalah laporan yang tidak mengikuti bentuk atau prosedur yang ditentukan ­. Biasanya ditulis dalam bentuk surat pribadi, tanpa prosedur formal yang terlibat di dalamnya.

Laporan formal suatu perusahaan terdiri dari dua jenis — Laporan Wajib dan Laporan Non-statutori.

Laporan menurut undang-undang adalah laporan yang harus disiapkan dan diserahkan menurut ­prosedur yang ditentukan oleh undang-undang. Laporan wajib termasuk Laporan Direksi untuk Rapat Umum Tahunan, Pengembalian Tahunan, Laporan Auditor, Laporan Sekretaris, dll.

Laporan non-hukum adalah laporan yang tidak diharuskan berdasarkan ketentuan undang-undang apa pun tetapi disiapkan untuk membantu direktur mencapai keputusan yang tepat untuk menjalankan bisnis secara efisien. Laporan-laporan ini disiapkan oleh sekretaris atau oleh direktur sendiri untuk disampaikan kepada pemegang saham, pemberi kerja atau komite.

Dalam kasus organisasi selain perusahaan, mungkin ada berbagai jenis laporan, misalnya, Laporan sekretaris dari berbagai organisasi, Laporan Surat Kabar tentang acara harian, Laporan komite tetap dari asosiasi yang berbeda, dll.

Laporan Hak Istimewa:

Laporan rapat kadang-kadang berisi pernyataan yang dapat dianggap mencemarkan nama baik seseorang. Sama seperti pidato yang disampaikan oleh individu, laporan tertentu telah diberikan ‘hak istimewa’ oleh hukum yaitu, mengklaim kebal dari kewajiban pencemaran nama baik atau fitnah.

Laporan persidangan di Pengadilan, Laporan persidangan Parlemen, Laporan surat kabar tentang pertemuan publik menikmati ‘hak istimewa yang memenuhi syarat’, yaitu, mereka diistimewakan asalkan laporannya adil dan akurat.

Persiapan Laporan:

Seperti yang telah disebutkan, laporan adalah pernyataan fakta yang terorganisir yang mengarah ke beberapa kesimpulan dengan atau tanpa ­rekomendasi dari penulis. Tujuan utama dari sebuah laporan adalah untuk membantu penerima untuk mengetahui fakta-fakta yang berkaitan dengan subjek dan sampai pada beberapa keputusan. Laporan harus jelas, ringkas dan faktual dan harus disiapkan dalam bentuk yang diakui.

Namun, sulit untuk menyatakan seperangkat aturan yang harus dipatuhi oleh semua laporan. Dalam hal Laporan Wajib bentuknya ditentukan oleh undang-undang. Dalam kasus lain sifat, panjang dan gaya laporan akan bervariasi sesuai dengan sifat permintaan.

Setiap laporan harus disiapkan sedemikian rupa sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami poin-poinnya. Bagian utama dari sebuah laporan adalah tajuk atau judul, tanggal, alamat, badan, salam, tutup pelengkap dan tanda tangan. Tubuh laporan harus dibagi menjadi beberapa paragraf, masing-masing berhubungan dengan subjek tertentu. Laporan biasanya ditulis dalam bentuk pribadi dan sebagai orang pertama.

Bentuk dan susunan berikut dipertahankan dalam setiap laporan:

1. Heading atau Judul:

Setiap laporan harus memuat judul atau judul. Itu ditulis di halaman judul atau halaman sampul.

2. Alamat:

Nama orang atau badan atasan kepada siapa laporan harus diserahkan.

3. Isi:

Ini adalah daftar bab yang terkandung dalam laporan. Judul masing-masing topik diberikan. Mungkin juga berisi daftar lampiran.

4. Isi Laporan:

Ini adalah bagian utama dari laporan.

Tubuh laporan harus dibagi menjadi bagian-bagian berikut:

1. Perkenalan:

Itu terdiri dari kerangka acuan dan subjek studi. Di sini penulis menganalisis masalah yang dihadapinya berdasarkan kerangka acuan.

2. Temuan:

Pada bagian ini penulis menyajikan fakta dan data yang dikumpulkannya serta menambahkan komentar atau pendapatnya.

3. Kesimpulan dan Saran:

Pada bagian penutup laporan ini, penulis sampai pada kesimpulan tertentu berdasarkan data dan fakta. Dia kemudian menyajikan beberapa sarannya ­sendiri. Ketika laporan disiapkan oleh komite untuk dipresentasikan kepada badan umum untuk diadopsi, rekomendasi harus dibuat dalam bentuk ‘mosi’ atau ‘resolusi’.

4. Referensi dan Daftar Pustaka:

Sebuah laporan harus memuat daftar referensi dan daftar pustaka tepat setelah indeks sehingga pembaca dapat memahami sumber informasi.

5. Indeks:

Jika laporannya panjang, indeks isi laporan ditambahkan setelah bibliografi.

6. Ringkasan:

Jika laporan terlalu panjang, ringkasan temuan dan rekomendasi laporan ditambahkan.

7. Tanda tangan:

Setiap laporan harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh orang atau panitia yang menyampaikannya. Jika laporan itu bulat, tanda tangan ketua akan melakukannya. Jika laporan tidak bulat ­, laporan minoritas yang terpisah dengan catatan perbedaan pendapat harus disampaikan dengan laporan mayoritas.

Pedoman Penulisan Laporan :

Tidak ada aturan keras dan cepat yang dapat ditetapkan mengenai penulisan laporan. Setiap bahasa dan gaya dapat diadopsi dalam menulis laporan selama mereka melayani tujuan utama dari laporan yang sedang ditulis.

Namun, beberapa prinsip umum dapat ditetapkan yang akan membantu penulis laporan:

1. Bahasa harus sederhana dan jelas. Kalimat pendek dan sederhana harus digunakan sejauh mungkin.
2. Pernyataan negatif harus dihindari sejauh mungkin.
3. Laporan sebaiknya ditulis dalam bentuk naratif.
4. Data yang digunakan untuk mendukung kesimpulan harus akurat dan dapat dipercaya.
5. Tidak boleh ada istilah teknis yang digunakan yang tidak dipahami oleh orang-orang untuk siapa laporan itu ditulis.
6. Laporan harus sesingkat mungkin. Pengulangan harus dihindari.

Menyusun laporan untuk disampaikan kepada Direksi suatu perusahaan tentang perlu atau tidaknya standardisasi perabot kantor, formulir dan alat tulis.

Gladstone Engineering Industries Ltd.

departemen kesekretariatan

30 Jalan Sarat Bose

Kalkuta 700 026

2 Oktober 1996

Ke

Ketua

Jajaran direktur

Gladstone Engineering Industries Ltd.

Kalkuta 700026

Pak

Seperti yang Anda inginkan, saya membuat studi tentang manfaat yang dapat kami peroleh dari standarisasi perabot kantor, formulir, dan alat tulis di kantor kami. Saya telah mengunjungi sejumlah kantor modern di kota tempat standardisasi semacam itu dipraktikkan dan mencatat beberapa keuntungan yang saya perhatikan:

1. Standardisasi perabot kantor akan sangat menghemat ruang. Penggantian dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Biaya furnitur semacam itu tidak tinggi.
2. Standarisasi formulir sangat penting karena membantu staf untuk melakukan pekerjaan dengan cepat. Mereka akan terbiasa melakukan pekerjaan dalam bentuk standar tertentu.
3. Standarisasi alat tulis juga meningkatkan efisiensi pegawai. Seorang pegawai yang terbiasa dengan jenis mesin hitung tertentu dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat jika ia selalu diberikan jenis mesin yang sama.

Mempertimbangkan fakta-fakta tersebut di atas, saya menyarankan untuk kepentingan kita sendiri agar kita memperkenalkan standarisasi perabot kantor, formulir, dan alat tulis sesegera mungkin.

Saya meminta persetujuan Dewan Direksi secepat mungkin.

Salam sejahtera

AK Ghosh

Sekretaris

Menyusun Laporan untuk diserahkan kepada Dewan Direksi tentang tren penjualan terkini dan kebutuhan mendesak untuk kampanye iklan.

Ke

Direksi

Bahan Kimia Bharat Ltd

Kalkuta 700001

1 September 1997

untuk tuan

Seperti yang Anda inginkan, saya telah melakukan penyelidikan menyeluruh atas penyebab penurunan penjualan baru-baru ini dan ingin menyampaikan laporannya seperti di bawah ini. Perbandingan penjualan dua kuartal tahun lalu dengan yang sama tahun ini menunjukkan bahwa penjualan telah menurun sebesar 20 pc

Hal ini sangat mengecewakan karena—selama periode yang dipertimbangkan—kualitas produk kami telah meningkat.

Investigasi saya telah mengidentifikasi penyebab dari keadaan seperti itu. Penyebab terpenting adalah meningkatnya persaingan di pasar dari beberapa perusahaan saingan. Hal ini terutama bertanggung jawab atas penurunan penjualan kami.

Meskipun produk kami menikmati itikad baik di pasar dan kualitas produk kami telah meningkat, dealer merasa sulit untuk mendorong penjualan produk kami karena merek yang lebih murah ditawarkan oleh perusahaan saingan.

Selain itu, beberapa perusahaan saingan telah mencoba mempopulerkan produk mereka dan meningkatkan penjualan mereka dengan menawarkan hadiah menarik kepada pembeli. Efek gabungan dari langkah-langkah ini telah mengakibatkan penurunan penjualan kami.

Sudah saatnya kita mengadopsi strategi yang tepat untuk menghadapi tantangan saingan kita. Saya sangat menyarankan agar kampanye iklan yang terencana dengan baik segera diterapkan untuk menonjolkan keunggulan produk kita.

Meskipun biaya kampanye periklanan semacam itu mungkin tinggi, saya yakin hasilnya akan lebih dari sekadar membenarkan kelayakan pengeluaran semacam itu.

Salam sejahtera

SN Chatterjee

Sekretaris

Menyusun laporan untuk disampaikan kepada Direksi Perusahaan atas penyebab jatuhnya produksi perusahaan secara drastis dan menyarankan langkah-langkah perbaikannya.

Deepak Engineering Co.Ltd.

1 Jalan Gedung Dewan

Kalkuta 700001

10 Juli 1998

Ke

Ketua

Jajaran direktur

Deepak Engineering Co.Ltd.

1 Jalan Gedung Dewan

Kalkuta 700001

Tuan terhormat,

Sesuai instruksi Anda, saya telah melakukan penyelidikan menyeluruh atas penyebab penurunan tajam dalam produksi perusahaan dan saya mohon untuk melaporkan sebagai berikut:

Dalam penyelidikan saya, saya menemukan ketidakteraturan yang luar biasa sehubungan dengan kehadiran pekerja. Kehadiran terlambat hampir menjadi kebiasaan sebagian besar pekerja. Ketidakteraturan kehadiran tersebut terutama disebabkan oleh kelambanan Manajer Produksi yang tidak pernah mengambil langkah serius untuk menegakkan aturan kehadiran. Hasilnya adalah penurunan umum dalam standar efisiensi dan penurunan produksi ­.

Saya menyarankan harus ada kantor waktu di mana semua pekerja, sebelum bergabung dengan tugas mereka, harus mencoblos kartu kehadiran mereka yang menunjukkan waktu kedatangan. Manajer Produksi harus mengawasi kedatangan pekerja dan tidak boleh ada pendatang yang terlambat masuk ke pabrik.

Mengenai efisiensi departemen produksi, saya menemukan kurangnya koordinasi ­antara Departemen Produksi, Departemen Pembelian dan Departemen Toko. Hasilnya adalah bahan baku yang dibutuhkan tidak ditemukan tepat waktu dan karenanya produksi menderita. Koordinasi yang tepat antara departemen-departemen ini harus ditetapkan sehingga produksi tidak akan menderita karena kekurangan bahan baku.

Fakta penting lainnya untuk penurunan produksi adalah bahwa sebagian besar mandor yang diangkat selama empat tahun terakhir tidak memiliki pengalaman yang memadai sehingga mereka dapat membimbing para buruh. Saya sarankan agar diganti oleh tenaga yang berpengalaman dan mandor yang sudah ada diberi tugas yang kurang penting.

Saya harap pertanyaan saya dan tindakan perbaikan yang disarankan akan membantu Dewan Direksi untuk mengambil keputusan yang tepat dalam masalah ini.

Menyusun laporan kepada Direktur tentang agitasi karyawan untuk peningkatan tunjangan sayang, untuk penyediaan makan siang dengan tarif bersubsidi dan untuk rumah peristirahatan di stasiun bukit.

Bengal Motors Co.Ltd.

4 Jalan Chowringhee

Kalkuta 700 020

8 Nopember 1992

Ke

Ketua

Bengal Motors Co.Ltd.

Kalkuta

Sesuai instruksi Anda, saya telah berdiskusi dengan para pemimpin serikat bahwa selama dua tahun terakhir tingkat harga telah meningkat sebesar 50 persen tetapi DA kami tetap sama. Saya telah mengumpulkan statistik dari perusahaan serupa di daerah tetangga dan menemukan bahwa DA kami 30 pc lebih sedikit daripada perusahaan serupa lainnya. Jadi permintaan karyawan untuk kenaikan tarif DA sebesar 30 persen dapat dipertimbangkan.

Karyawan mengagitasi makan siang dengan tarif bersubsidi. Mempertimbangkan kesehatan para pekerja, diharapkan ­mereka mengambil makan siang yang cukup selama jam makan siang. Kecilnya subsidi Re. Oleh karena itu, 1 per pekerja per hari dapat diberikan sebagai pengeluaran kesejahteraan.

Permintaan rumah peristirahatan di stasiun bukit bukanlah permintaan yang besar, jadi mungkin akan diambil setelah empat bulan jika muncul lagi.

Saya akan meminta Anda untuk memberi tahu saya keputusan Dewan sedini mungkin sehingga saya dapat memulai negosiasi dengan serikat pekerja.

Salam sejahtera

SN Mullick

Sekretaris

Menit dan Resolusi:

Risalah adalah catatan resmi dari proses pertemuan. Berita acara yang disetujui dan ditandatangani diperlakukan sebagai bukti di pengadilan. Untuk perusahaan saham gabungan, adalah wajib untuk ­menjaga jalannya setiap rapat umum, rapat dewan dan komite. Tujuan utama penulisan risalah adalah untuk merekam apa yang secara resmi diselesaikan atau diputuskan.

Penulisan berita acara menjadi tanggung jawab sekretaris. Selama pertemuan ia harus membuat catatan singkat dari proses. Setiap poin penting harus diperhatikan dengan cermat. Setelah rapat, risalah harus ditulis di buku risalah dari catatan. Semua halaman buku berita acara harus diberi nomor urut dan setelah dikonfirmasi, setiap halaman harus ditandatangani oleh ketua.

Perlu diingat bahwa berita acara bukanlah laporan persidangan secara verbatim. Dalam risalah penyusunan tidak perlu merekam diskusi yang mengarah ke resolusi. Risalah harus singkat, faktual dan akurat. Sebisa mungkin, kata-kata yang tepat dari resolusi harus dicatat.

Risalah harus mencatat bisnis dalam urutan berikut:

1. Sifat setiap pertemuan harus disebutkan.
2. Tanggal, waktu dan tempat diadakannya rapat harus disebutkan.
3. Nama pejabat ketua, anggota yang hadir dan sekretaris harus ­disebutkan.
4. Risalah rapat terakhir dibacakan, dikukuhkan dan ditandatangani oleh ketua.
5. Setiap item dalam berita acara diberi nomor dengan heading singkat.
6. Risalah harus impersonal. Pidato yang dilaporkan dan suara pasif digunakan dalam notulensi tertulis.
7. Nama-nama yang absen dan permintaan maaf atas ketidakhadiran diterima.
8. Keputusan yang diambil dengan nama penggerak dan pendukung, cara pemungutan suara dan hasil.
9. Biasanya draf kasar risalah diperlihatkan kepada ketua dan dengan persetujuannya, draf akhir disiapkan.

Menit Spesimen:

Notulen Semua Asosiasi Guru Perguruan Tinggi Bengal

Rapat Umum Tahunan ke-10 Asosiasi Guru Perguruan Tinggi Seluruh Bengal diadakan di Aula Institut Universitas pada tanggal 2 Mei 1988 pukul 14.00

Kursi:

Ketua diambil alih oleh Dr. SK Roy.

Menit:

Risalah Rapat Umum Tahunan sebelumnya yang diadakan pada tanggal 4 April 1987 telah dibaca, disetujui dan ditandatangani.

Laporan Tahunan:

Sekretaris membacakan laporannya memberikan survei singkat pekerjaan tahun ini. Adopsi laporan dipindahkan oleh Dr. S. Ghosh, didukung oleh M. Banerjee dan dilakukan dengan suara bulat ­.

Laporan Keuangan dan Laporan Tahunan Bendahara:

Bendahara menyampaikan laporannya bersama dengan Laporan Pendapatan dan Pengeluaran untuk tahun yang diperiksa. Laporan dibacakan oleh Bendahara, digerakkan oleh Sekretaris ­dan diperbantukan oleh Dr. SN Sen dan dilaksanakan secara aklamasi.

Pemilihan Pengurus untuk 1988-89:

Berikut ini diusulkan, diperbantukan dan dipilih sebagai pengurus untuk tahun 1988-89:

Presiden—Dr. PK Roy

Diusulkan oleh Prof. SN Bose dan diperbantukan oleh BK Kundu. Sekretaris—Dr. SN Bhowmick

Diusulkan oleh Dr. RK Sen dan diperbantukan oleh Prof. P. Sengupta. Asisten Sekretaris—Dr. RK Mitra,

Diusulkan oleh Dr. UK Mullick dan didukung oleh Prof. J. Sarkhel.

Bendahara—Dr. SN Basak

Diusulkan oleh Dr. SK Dhar dan diperbantukan oleh Dr. SN Ghatak.

Pemilihan Panitia Pelaksana 1988-89:

Berikut ini telah diusulkan, diperbantukan dan dipilih sebagai anggota Komite Eksekutif untuk tahun 1988-89: 1. Dr. SN Basak, 2. Dr. PK Bose., 3. Dr. SN Nandi, 4. Prof. SK Chakrabarty , 5. Prof. DK Roy, 6. Dr. RK Ghoshal, 7. Dr. BC Goswami.

Penunjukan Auditor:

Penunjukan Sri Kamal Ghosh, CA, sebagai auditor untuk tahun 1988-89 dipindah tangankan oleh Dr. SK Biswas, diperbantukan oleh Dr. TK Bose dan dilakukan secara aklamasi.

Aturan untuk Manfaat LTC Guru- Penunjukan Subkomite:

Bahwa sebuah subkomite dengan tiga anggota dan dengan ­Sekretaris sebagai penyelenggara ditunjuk untuk merancang Skema Manfaat LTC untuk diserahkan kepada Pemerintah. dari W. Benggala.

Resolusi tersebut didukung oleh Dr. SP Das, Dr. TK Ghosh dan Dr. SP Chakraborty dan dilaksanakan dengan suara bulat.

Berikut ini ditunjuk subkomite dan diarahkan untuk menyerahkan rancangan skema sebelum 30 Juni.

Dr. BK Basu, Dr. TK Sen, Prof. D. Sinha Sekretaris (convenor).

Suara terima kasih:

Ucapan terima kasih kepada Ketua diajukan oleh Prof. SP Ganguly, diperbantukan oleh Dr. SK Nandi dan diusung dengan suara bulat ­. SN Maitra (Ketua)

Risalah Rapat Dewan Pertama perusahaan publik

Calcutta Silk Manufacturing Co.Ltd.

Regd.Kantor 2 Rabindra Sarani

Kalkuta 700 0009

Risalah Rapat Dewan Pertama Perusahaan diadakan di kantor Terdaftar, di 2 Rabindra Sarani, Kalkuta 700001, tanggal 3 ^Januari pukul 15.00

Presiden : Pak BK Sethi di Ketua

Bapak SN Dalmia, Direktur

Tuan BK Grewal, Direktur

Bapak DS Kotari, Direktur

Tuan SK Ghosh, Direktur

Menit dan Resolusi :

1. Ketua Rapat:

Bapak BK Sethi terpilih sebagai Ketua.

2. Memorandum, Anggaran Dasar dan Akta Pendirian:

Memorandum Asosiasi, Anggaran Dasar dan Sertifikat Pendirian No Tanggal 10.11.97 diproduksi dan diadopsi.

3. Direktur Pertama :

Tercatat Bpk BK Sethi, Bpk SN Dalmia, Bpk BK Grewal, Bpk DS Kothari dan Bp SK

Ghosh telah disebutkan dalam Anggaran Dasar ­perusahaan dan ditunjuk sebagai Direktur pertama perusahaan dan keterangan resmi dari Direksi ditempatkan dan dibacakan.

4. Ketua Dewan:

Memutuskan Bapak BK Sethi menjadi dan dengan ini ­ditunjuk sebagai Ketua Dewan.

5. Pengangkatan Direktur Pelaksana:

Memutuskan agar Tuan SK Ghosh ditunjuk sebagai Direktur Pelaksana perusahaan dan ­persetujuan yang diperlukan diperoleh dari Pemerintah Pusat.

6. Pengangkatan Sekretaris:

Tuan S. Ganguly diangkat sebagai Sekretaris perusahaan dengan efek retrospektif.

7. Penunjukan Bankir:

Memutuskan bahwa Bank Negara India, Cabang Rabindra Sarani, ditunjuk sebagai Bankir ­perusahaan dan Direktur diberi wewenang untuk mengoperasikan Rekening Bank secara bersama-sama oleh keduanya.

8. Persetujuan Draft Prospektus:

Pengacara menempatkan Draft Prospektus yang telah disetujui.

9. Segel Umum:

Segel Umum perusahaan diadopsi.

10. Kuorum:

Diputuskan bahwa kuorum rapat Dewan menjadi tiga.

11. Rapat Pengurus Berikutnya:

Rapat Dewan berikutnya ditetapkan pada tanggal 4 Maret 1998, pukul 15.00

12. Ucapan Terima Kasih:

Rapat diakhiri dengan ucapan terima kasih kepada Ketua.

Kalkuta 3 Januari 1998 BK Sethi (Ketua)

Risalah Rapat Wajib Perusahaan Terbuka

Teh Bloomfield Co Ltd.

Risalah Rapat Statuta Perseroan yang diadakan di kantor terdaftarnya di 4 BBD Bag, Calcutta 700001 pada hari Selasa, tanggal 24 Maret 19.99 pukul 15.00

Hadir : Bapak S. Agarwalla, Ketua

BK Sethi (Ketua)

Bapak BK Somani, Direktur

Tuan TK Ghosh, Direktur

Tuan DK Bhowmick, Direktur

dan 100 anggota lainnya yang namanya tercantum dalam Daftar Hadir.

Menit dan Resolusi:

1. Ketua :

Tuan S. Agarwalla, Ketua Dewan, mengambil alih kursi.

2. Laporan Wajib:

Statutory Report tertanggal 20.2.99, yang salinannya diedarkan kepada para anggota, telah dibacakan. Ketua membahas pertanyaan yang diajukan oleh anggota. Atas mosi Ketua dan diperbantukan oleh Mr. TK Ghosh, diputuskan bahwa berita acara dengan ini disetujui.

3. Ucapan Terima Kasih:

Ketua mengucapkan terima kasih kepada para anggota dan menyatakan rapat ditutup.

Tanggal 24 Maret 1999 S. Agarwalla (Ketua)

Risalah Rapat Umum Tahunan Klub

Klub Kalkuta

Reg. Kantor: 1 Jalan Chowringhee

Kalkuta 700 020

[Terdaftar di bawah Undang-Undang Pendaftaran Masyarakat, 1961,

Pendaftaran No….]

Risalah Rapat Umum Tahunan Keenam Klub diadakan di Kantor Terdaftar Klub di 1 Chowringhee Rd. Kalkuta 700020 pada hari Sabtu 1 Maret 1998 pukul 17.00

Hadir : Bapak SK Biswas, Presiden

Bapak KK Sengupta, Anggota, Komite Pelaksana

Tn. BK Chakraborty, Anggota, Komite Pelaksana

Bapak SM Khaitan, Anggota, Komite Pelaksana

Bapak DK Dutta, Sekretaris Jenderal Kehormatan

dan 50 anggota lainnya yang namanya tercantum dalam lembar terlampir.

Risalah dan Keputusan :

1. Ketua:

Tuan SK Biswas, Presiden klub, mengambil kursi.

2. Konfirmasi Berita Acara:

Risalah Rapat Umum Tahunan ke-5 klub yang diadakan pada tanggal 1 Maret 1997 dan Rapat Umum yang ­diadakan pada tanggal 20 Mei 1997 telah dikonfirmasi.

3. Laporan Sekretaris:

Sekretaris menempatkan Laporan Umum Tahunan yang dibahas dan diadopsi dengan suara bulat.

4. Akun yang Diaudit:

Diputuskan, bahwa Akun Audit, Neraca dan Laporan Auditor untuk tahun yang berakhir 31.12.1997 akan dan dengan ini diadopsi.

5. Anggaran:

Anggaran Tahunan untuk tahun yang berakhir 31-12-1997 ditempatkan oleh Sekretaris dan diadopsi.

6. Pemilihan Anggota Pengurus:

Diputuskan Bapak SK Biswas terpilih menjadi ­Presiden, Bapak NN Sanyal, Wakil Presiden, Bapak DK Dutta, Kehormatan Sekjen, Bapak S. Mahanta, Bendahara dan Bapak DK Kundu, Bapak R. Goswami dan Mr. D. Das terpilih sebagai anggota Komite Pelaksana untuk tahun ini dengan suara bulat.

7. Penunjukan Sub-Komite:

Atas mosi Bapak SN Mitra, yang juga diperbantukan oleh Bapak UK Mullik, diputuskan bahwa Presiden berwenang mengangkat Sub Komite Kebudayaan.

8. Penunjukan Auditor:

Tuan Kamal Ghosh, CA, menjadi dan dengan ini menunjuk Auditor klub dengan ­remunerasi Rs. 800 per tahun.

9. Ucapan terima kasih:

Rapat diakhiri dengan ucapan terima kasih kepada Ketua.

DK Dutta SK Biswas

Ketua Sekretaris Jenderal Kehormatan

1.3.1998 1.3.1998

Risalah Rapat Pemkot

Kotamadya Hooghly-Chinsurah

Pipulpati, Hooghly, Benggala Barat

Risalah Rapat Komisaris Kotamadya Hooghly-Chinsurah yang diadakan di Balai Kota pada hari Senin, 2 Maret 1998 pukul 16.00

Hadir: Sri Samir Sen, Ketua

Sri Tarun Ghosh, Komisaris

Srimati Chandana Bose, Komisaris

Sri RK Rakshit, Komisaris

Sri GC Mullik, Sekretaris

dan 25 Komisaris lainnya yang namanya tercantum dalam Daftar Hadir.

Menit dan Resolusi:

1. Risalah rapat terakhir:

Risalah rapat biasa terakhir dari

Kota diadakan pada 2.2.1998 dikonfirmasi.

2. Laporan Bulanan Departemen:

Laporan bulanan dari berbagai departemen Kota telah disetujui.

3. Rekomendasi Komite Keuangan Tetap:

Rapat membahas rekomendasi Komite Keuangan Tetap dan dengan suara bulat ­memutuskan bahwa rekomendasi tersebut diadopsi.

4. Pembangunan Jalan:

Diputuskan agar usulan Sambungan jalan pucca di kawasan Koloni Rabindra Nagar segera dilaksanakan.

5. Ucapan Terima Kasih:

Rapat diakhiri dengan ucapan terima kasih yang hangat kepada Ketua.

5 Maret 1998 Samir Sen

Ketua

Risalah Rapat Gram Panchayat

Polba Gram Panchayat

Polba, Hooghly, Benggala Barat Panchayat

Berita Acara Rapat Anggota Biasa Polba Gram Panchayat dilaksanakan pada hari Senin tanggal 10

Gram April 1998 16:00 di Kantor Gram Panchayat.

Hadir: Sri Ramprakas Bera, Pradhan

Sri Manindra Nath, Anggota

Smt Bina Ghosh, Anggota

Sri Krishna Saha, Sekretaris

Menit dan Resolusi

1. Risalah rapat terakhir:

Risalah Rapat biasa terakhir yang diadakan pada 5.3.98 telah dikonfirmasi.

2. Tagihan hibah:

RUU Hibah-in-aids telah disetujui untuk diajukan ­.

3. Pembangunan jalan pucca di Sukanta Sarak:

Para anggota membahas perlunya pembangunan ­jalan pucca di Sukanta Sarak dan mempertimbangkan tuntutan masyarakat. Diputuskan bahwa langkah-langkah yang perlu diambil sehubungan dengan Puja yang akan datang.

4. Pendirian Sekolah Dasar di Koloni Netaji:

Diputuskan untuk mendirikan sekolah dasar untuk pendidikan anak-anak setempat dan Sekretaris diminta untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk segera mendirikan sekolah.

5. Ucapan terima kasih:

Rapat diakhiri dengan ucapan terima kasih kepada Ketua.

Ramprakash Bera 12 April 1998

Pradhan

Risalah Rapat Umum Tahunan Koperasi

Risalah Rapat Umum Tahunan Kesepuluh Masyarakat Koperasi Hoogly diadakan di ­kantor Terdaftarnya di Jalan Chak Bazar, Hooghly pada hari Selasa, tanggal 4 Maret 1998 pukul 15.00

Hadir: Sri DK Sanyal

Sri RK Sen

dr.SN Basack

Sri AK Ghosh

Sri AB Mullick

Sri PN Sil

Sri DK Sur

Srimati Puspa Dharma

Sri GK Mahato

Sri DK Modak

Menit dan Resolusi:

1. Ketua:

Sri DK Sanyal, Ketua Panitia Pelaksana ­mengambil kursi.

2. Konfirmasi Berita Acara:

Risalah Rapat Umum Tahunan Kesembilan yang diadakan pada tanggal 1 Maret 1997 dibacakan dan dikukuhkan.

3. Laporan dan Rekening Tahunan :

Telah diselesaikan “ ­hitungan Pendapatan dan Pengeluaran untuk tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-1997, Neraca pada tanggal tersebut, Laporan Auditor, dan dengan ini, diadopsi. Resolusi tersebut sebagaimana diusulkan oleh Dr. SN Basack dan diperbantukan oleh Sri PN Sil dan disahkan dengan suara bulat.

4. Dividen:

Diputuskan bahwa dividen @ 12% atas saham masyarakat seperti yang direkomendasikan oleh Komite Pelaksana diumumkan.

5. Pemilihan Anggota:

Atas mosi Sri AK Ghosh dan diperbantukan oleh Sri DK Sur, diputuskan Sri DK Modak, menjadi dan dengan ini, terpilih sebagai anggota Komite Pelaksana ­dengan suara bulat.

6. Anggaran:

Anggaran untuk tahun yang berakhir pada 31-12-97 diajukan sebelum rapat dan disetujui dengan suara bulat.

7. Ucapan terima kasih:

Rapat diakhiri dengan ucapan terima kasih kepada ketua.

PN Sil

7.3.1998

DK Sanyal

Ketua

6 Maret 1998