Menelepon adalah bagian penting dalam berbisnis dalam bahasa Inggris. Percakapan telepon, terutama percakapan telepon bisnis, mengikuti pola tertentu:
- Seseorang menjawab telepon dan bertanya apakah mereka dapat membantu.
- Penelepon membuat permintaan—baik untuk terhubung dengan seseorang atau untuk informasi.
- Penelepon terhubung, diberi informasi atau diberi tahu bahwa mereka tidak ada di kantor saat ini.
- Jika orang yang diminta tidak ada di kantor, penelepon diminta untuk meninggalkan pesan.
- Penelepon meninggalkan pesan atau mengajukan pertanyaan lain.
- Panggilan telepon selesai.
Tentu saja, semua percakapan telepon bisnis tidak mengikuti skema kaku ini. Tetapi ini adalah garis besar dasar untuk sebagian besar percakapan telepon bisnis, terutama yang dilakukan untuk meminta informasi atau meminta klarifikasi.
Contoh Percakapan Telepon Bisnis: Permainan Peran
Percakapan telepon bisnis berikut dapat digunakan sebagai permainan peran di kelas untuk memperkenalkan sejumlah frasa standar untuk berlatih menelepon dalam bahasa Inggris.
Nn. Anderson (perwakilan penjualan Jewels and Things): cincin cincin… cincin cincin… cincin cincin…
Tn. Smith (Sekretaris) : Halo, Diamonds Galore, ini Peter yang berbicara. Bagaimana saya bisa membantu Anda hari ini?
Ms. Anderson: Ya, ini Ms. Janice Anderson menelepon. Bolehkah saya berbicara dengan Tn. Franks?
Tn. Smith: Saya khawatir Tn. Franks sedang tidak ada di kantor saat ini. Apakah Anda ingin saya mengambil pesan?
Nn. Anderson: Uhm…sebenarnya, panggilan ini agak mendesak. Kami berbicara kemarin tentang masalah pengiriman yang disebutkan oleh Tn. Franks. Apakah dia meninggalkan informasi dengan Anda?
Tn. Smith: Faktanya, dia melakukannya. Dia mengatakan bahwa perwakilan dari perusahaan Anda mungkin menelepon. Dia juga meminta saya untuk mengajukan beberapa pertanyaan …
Nn. Anderson: Bagus, saya ingin melihat masalah ini diselesaikan secepat mungkin.
Tn. Smith: Ya, kami masih belum menerima kiriman anting-anting yang seharusnya tiba Selasa lalu.
Nn. Anderson: Ya, saya sangat menyesal. Sementara itu, saya telah berbicara dengan departemen pengiriman kami dan mereka meyakinkan saya bahwa anting-anting tersebut akan dikirimkan besok pagi.
Tn. Smith: Luar biasa, saya yakin Tn. Franks akan senang mendengarnya.
Nn. Anderson: Ya, pengiriman tertunda dari Prancis. Kami tidak dapat mengirimkannya sampai pagi ini.
Tuan Smith: Saya mengerti. Tuan Franks juga ingin menjadwalkan pertemuan dengan Anda minggu ini.
Ms. Anderson: Tentu saja, apa yang dia lakukan pada Kamis sore?
Tn. Smith: Saya khawatir dia bertemu dengan beberapa klien di luar kota. Bagaimana dengan Kamis pagi?
Nn. Anderson: Sayangnya, saya berkencan dengan orang lain pada Kamis pagi. Apakah dia melakukan sesuatu pada hari Jumat pagi?
Tn. Smith: Tidak, sepertinya dia bebas.
Nona Anderson: Hebat, haruskah saya datang jam 9?
Tuan Smith: Yah, dia biasanya mengadakan rapat staf jam 9. Itu hanya berlangsung sekitar setengah jam. Bagaimana dengan 10?
Ms Anderson: Ya, 10 akan bagus.
Tn. Smith: Oke, saya akan menjadwalkannya. Nona Anderson jam 10, Jumat Pagi… Ada lagi yang bisa saya bantu?
Ms. Anderson: Tidak, saya rasa itu saja. Terima kasih atas bantuan Anda … Selamat tinggal.
Tuan Smith: Selamat tinggal.
Ringkasan Singkat Percakapan Telepon
Tinjau pengetahuan Anda dengan mengisi kekosongan dengan kata dan frasa di bawah ini untuk melengkapi ringkasan percakapan.
Ms. Anderson menelepon Diamonds Galore untuk _____ bersama Mr. Franks. Mr Franks tidak di kantor, tapi Henry Smith, sekretaris, berbicara kepada Ms Anderson tentang _____ masalah dengan beberapa anting-anting. Anting-antingnya belum _____ di Diamonds Galore. Nona Anderson memberi tahu Peter bahwa ada masalah dengan _____ dari Prancis, tetapi anting-anting itu akan tiba besok pagi.
Selanjutnya, mereka _____ pertemuan antara Ms. Anderson dan Mr. Franks. Tuan Franks tidak dapat _____ dengan Ibu Anderson pada hari Kamis karena dia _____. Mereka akhirnya memutuskan pada hari Jumat pagi pukul 10 setelah _____ yang biasanya diadakan oleh Tuan Owen pada hari Jumat pagi.
Jawaban
berbicara, pengiriman/pengiriman, tiba, pengiriman/pengiriman, jadwal, bertemu, sibuk, rapat staf
Frasa Kunci dan Kosakata
- Bagaimana saya bisa membantu: Ini adalah ungkapan formal yang digunakan untuk menunjukkan kesopanan. Artinya “Ada yang bisa saya bantu?”
- menelepon: menelepon
- di luar kantor: tidak di kantor
- ambil pesan: untuk menuliskan pesan dari penelepon
- mendesak: sangat penting
- pengiriman: membawa barang ke klien
- disebutkan: kata
- diselesaikan: diurus
- secepat mungkin: dengan cara tercepat, secepatnya
- pengiriman: pengiriman, membawa barang ke klien
- terjamin: kepastian bahwa sesuatu itu benar atau akan terjadi
- senang: senang
- tertunda: tidak dapat melakukan sesuatu tepat waktu
- sepertinya: sepertinya
- rapat staf: rapat karyawan
- berlangsung: untuk mengambil waktu
- jadwal: buat janji temu di masa mendatang
Isyarat Latihan untuk Permainan Peran
Gunakan isyarat, peran, dan skenario ini untuk membuat permainan peran latihan Anda sendiri untuk meningkatkan keterampilan menelepon Anda untuk membantu komunikasi di tempat kerja.
Isyarat Permainan Peran 1
Yohanes
Anda ingin berbicara dengan Kevin di FunStuff Brothers, sebuah perusahaan pembuat mainan. Anda membalas telepon penjualannya karena Anda tertarik dengan produk perusahaan.
Kate
Anda adalah resepsionis di FunStuff Brothers, coba alihkan panggilan ke Kevin, tetapi terima pesan saat Anda mengetahui bahwa Kevin tidak dapat menerima panggilan tersebut.
Isyarat Permainan Peran 2
Estelle
Anda menelepon untuk menjadwalkan pertemuan dengan kepala departemen personalia. Anda ingin bertemu pada Selasa pagi tetapi bisa datang pada hari Kamis dan Jumat juga.
Bob
Anda dapat menjadwalkan rapat pada akhir minggu depan, tetapi Anda akan berada di luar kantor hingga Kamis pagi.