Surat bahasa Inggris formal dengan cepat diganti dengan email. Namun, struktur surat formal yang Anda pelajari masih bisa diterapkan pada email bisnis dan email formal lainnya. Ikuti tip struktur ini untuk menulis surat dan email bisnis formal yang efektif.
Tujuan untuk Setiap Paragraf
Paragraf Pertama Paragraf pertama surat formal harus mencantumkan pengantar tujuan surat. Merupakan hal yang umum untuk berterima kasih kepada seseorang atau memperkenalkan diri Anda terlebih dahulu.
Tuan Anders yang terhormat,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya minggu lalu. Saya ingin menindaklanjuti percakapan kita dan memiliki beberapa pertanyaan untuk Anda.
Paragraf Tubuh: Paragraf kedua dan berikutnya harus memberikan informasi utama surat itu, dan membangun tujuan utama dalam paragraf pertama pengantar.
Proyek kami bergerak maju sesuai jadwal. Kami ingin mengembangkan program pelatihan untuk staf di lokasi baru. Untuk tujuan ini, kami memutuskan untuk menyewakan ruang di pusat pameran bisnis lokal. Staf baru akan dilatih oleh tenaga ahli kami selama tiga hari. Dengan cara ini, kami dapat memenuhi permintaan sejak hari pertama.
Paragraf Akhir: Paragraf terakhir harus secara singkat meringkas maksud dari surat formal dan diakhiri dengan ajakan untuk bertindak.
Terima kasih atas pertimbangan saran saya. Saya menantikan kesempatan untuk membahas masalah ini lebih lanjut.
Detail Surat Resmi
Buka dengan ekspresi alamat formal, seperti:
Dear Mr, Ms (Mrs, Miss) – jika Anda tahu nama orang yang Anda tuju. Gunakan Dear Sir / Madam jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, atau Untuk Siapa yang Berkepentingan
Selalu gunakan Ms untuk wanita kecuali jika Anda secara khusus diminta untuk menggunakan Mrs atau Miss.
Mulailah Surat Anda
Pertama, berikan alasan untuk menulis. Jika Anda memulai korespondensi dengan seseorang tentang sesuatu atau meminta informasi, mulailah dengan memberikan alasan untuk menulis:
- Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang …
- Saya menulis untuk bertanya/menanyakan tentang …
- Saya menulis untuk bertanya tentang informasi untuk usaha kecil.
- Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa kami belum menerima pembayaran untuk …
Seringkali, surat resmi ditulis untuk menyatakan terima kasih. Ini terutama berlaku saat menulis sebagai tanggapan atas pertanyaan atau saat menulis untuk menyatakan penghargaan atas wawancara kerja, referensi, atau bantuan profesional lainnya yang telah Anda terima.
Berikut adalah beberapa ungkapan terima kasih yang berguna:
- Terima kasih atas surat Anda (tanggal) yang menanyakan tentang …
- Kami mengucapkan terima kasih atas surat (tanggal) yang meminta / meminta informasi tentang …
- Menanggapi surat Anda (tanggal), kami ingin mengucapkan terima kasih atas minat Anda pada …
Contoh:
- Saya ingin mengucapkan terima kasih atas surat Anda tertanggal 22 Januari yang meminta informasi tentang baris baru mesin pemotong rumput kami.
- Menanggapi surat Anda tertanggal 23 Oktober 1997, kami ingin mengucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda pada lini produk baru kami.
Gunakan frasa berikut saat meminta bantuan:
- Saya akan berterima kasih jika Anda bisa + kata kerja
- Apakah Anda keberatan + kata kerja + ing
- Apakah terlalu banyak untuk bertanya bahwa …
Contoh:
- Saya akan berterima kasih jika Anda dapat mengirimkan saya brosur.
- Maukah Anda menelepon saya selama minggu depan?
- Apakah terlalu berlebihan untuk meminta pembayaran kami ditunda selama dua minggu?
Frasa berikut digunakan untuk menawarkan bantuan:
- Saya akan senang untuk + kata kerja
- Kami akan senang untuk + kata kerja
Contoh:
- Saya akan dengan senang hati menjawab setiap pertanyaan yang Anda miliki.
- Kami akan dengan senang hati membantu Anda menemukan lokasi baru.
Melampirkan Dokumen
Dalam beberapa surat formal, Anda perlu menyertakan dokumen atau informasi lainnya. Gunakan frasa berikut untuk menarik perhatian ke dokumen terlampir yang mungkin telah Anda sertakan.
- Terlampir silakan temukan + kata benda
- Terlampir Anda akan menemukan … + kata benda
- Kami lampirkan … + kata benda
Contoh:
- Terlampir Anda akan menemukan salinan brosur kami.
- Terlampir, harap temukan salinan brosur kami.
- Kami lampirkan brosur.
Catatan: jika Anda menulis email formal, gunakan fase: Attached please find / Attached you will find.
Kata penutup
Selalu selesaikan surat resmi dengan ajakan bertindak atau referensi ke hasil masa depan yang Anda inginkan. Beberapa opsi termasuk:
Rujukan ke pertemuan mendatang:
- Saya berharap dapat bertemu / melihat Anda
- Saya berharap dapat bertemu dengan Anda minggu depan.
Tawaran bantuan lebih lanjut
- Harap jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang masalah ini.
- Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi saya.
Tanda Tangan Resmi
Tandatangani surat dengan salah satu frasa berikut:
- Salam sejahtera,
- Dengan hormat,
Kurang formal
- Semoga sukses.
- Salam.
Pastikan untuk menandatangani surat Anda dengan tangan diikuti dengan nama yang diketik.
Bentuk Blok
Surat formal yang ditulis dalam format blok menempatkan semuanya di sisi kiri halaman. Tempatkan alamat Anda atau alamat perusahaan Anda di bagian atas surat di sebelah kiri (atau gunakan kop surat perusahaan Anda) diikuti dengan alamat orang dan/atau perusahaan yang Anda tuju, semuanya ditempatkan di sisi kiri halaman. Tekan tombol kembali beberapa kali dan gunakan tanggal.
Format Standar
Pada surat resmi yang ditulis dengan format standar tempatkan alamat Anda atau alamat perusahaan Anda di bagian atas surat di sebelah kanan. Tempatkan alamat orang dan/atau perusahaan yang Anda tulis di sisi kiri halaman. Tempatkan tanggal di sisi kanan halaman sejajar dengan alamat Anda.