Poin-poin berikut menyoroti sembilan belas persyaratan teratas dari laporan manajemen yang baik, yaitu, (1) Bentuk yang Baik, (2) Isi, (3) Kesederhanaan, (4) Ketepatan Waktu, (5) Relevansi, (6) Konsistensi, (7 ) Akurasi, (8) Faktual, (9) Pengendalian, (10) Pertimbangan Biaya, (11) Keterbandingan, dan Lainnya.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 1. Formulir yang Baik:
Bentuk laporan harus diadopsi sedemikian rupa sehingga harus meninggalkan kesan yang diperlukan pada pengguna laporan. Bentuk yang ideal harus memiliki judul yang tepat, heading sub-heading dan pembagian paragraf. Judul laporan itu sendiri akan menjelaskan tujuan penyusunan laporan tersebut. Judul juga memungkinkan untuk menunjukkan orang-orang yang membutuhkan laporan. Laporan penjualan dapat berjudul “Laporan Penjualan bulan Januari 2000”. Judul ini menjelaskan tujuan dan jangka waktu penyusunan laporan.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 2. Isi:
Poin-poin berikut harus diingat saat menyiapkan laporan.
(i) Jika angka statistik akan dicantumkan dalam laporan, maka hanya angka penting dan angka total yang harus dijadikan bagian darinya dan angka rinci lainnya harus dicantumkan dalam lampiran.
(ii) Laporan harus berisi fakta saja dan bukan opini. Pendapat jika penting dapat datang sebagai tanda fakta tertentu dan bukan sebaliknya.
(iii) Laporan harus mencantumkan tanggal pembuatan dan tanggal penyerahan.
(iv) Jika laporan dibuat sebagai tanggapan atas suatu permintaan atau surat, maka laporan tersebut harus memuat nomor referensi surat atau permintaan tersebut.
(v) Isi laporan harus sesuai dengan tujuan penyusunannya. Laporan terpisah disiapkan untuk mata pelajaran yang berbeda. Berbagai aspek pokok bahasan harus disampaikan dengan baik.
(vi) Isi laporan harus dalam urutan yang logis.
(vii) Isi laporan harus relevan. Informasi yang tidak relevan tidak boleh disertakan.
Laporan Bagus untuk Persyaratan Manajemen # 3. Kesederhanaan:
Laporan harus disajikan dalam bahasa yang sederhana, tidak ambigu dan jelas. Bahasa yang digunakan dalam laporan harus non-teknis. Jika laporan sarat dengan terminologi teknis, itu akan mengurangi kegunaannya karena pembaca mungkin tidak terbiasa dengan bahasa tersebut. Jika terminologi teknis adalah persyaratan penting dari subjek yang tercakup, beberapa penjelasan tentang istilah teknis harus diberikan agar laporan dapat dipahami.
Pengguna laporan harus dapat memahami laporan tanpa kesulitan apapun. Laporan juga harus dapat dibaca. Angka-angka harus dibulatkan agar mudah dimengerti. Jika memungkinkan grafik, diagram atau grafik harus digunakan untuk menyajikan informasi.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen #4. Ketepatan Waktu:
Ketepatan dalam menyampaikan laporan merupakan syarat penting dari laporan yang baik. Laporan harus dikirim paling awal. Laporan yang disiapkan oleh berbagai pusat pertanggungjawaban dalam organisasi diperlukan untuk mempelajari kemajuan dan kinerja pusat pertanggungjawaban.
Penundaan yang cukup besar dalam terjadinya suatu peristiwa dan pelaporannya akan mengalahkan maksud dan tujuan pelaporan. Informasi yang tertunda adalah informasi yang ditolak. Pasokan laporan yang cepat akan memungkinkan manajemen untuk mengambil tindakan korektif dengan baik pada waktunya. Laporan harus didasarkan pada informasi ketepatan dalam pelaporan akan tergantung pada pengumpulan cepat fakta dan angka.
Langkah-langkah berikut dapat membantu dalam pelaporan cepat:
(i) Sistem pencatatan yang tepat harus diperkenalkan dalam organisasi untuk memenuhi berbagai kebutuhan informasi.
(ii) Untuk menghindari kesalahan klerikal, akuntansi mekanis harus digunakan.
(iii) Pekerjaan akuntansi harus terpusat untuk menghindari kemacetan dalam mengumpulkan informasi.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen #5. Relevansi:
Laporan harus disajikan hanya kepada orang-orang yang membutuhkannya. Laporan harus diserahkan kepada otoritas terkait. Terkadang laporan dikirim ke berbagai divisi secara rutin, maka hal itu akan melibatkan pengeluaran yang tidak perlu dan pemborosan waktu. Laporan juga tidak akan dirahasiakan.
Orang atau departemen yang akan dikirim laporan harus jelas kepada pengirim laporan, orang tidak terlalu memperhatikan laporan yang dibuat secara rutin. Jadi, jenis praktik ini melibatkan pengeluaran yang tidak dapat dihindari dan mengurangi pentingnya laporan.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 6. Konsistensi:
Harus ada konsistensi dalam penyusunan laporan. Untuk konsistensi, laporan harus disiapkan dari jenis informasi dan data statistik yang sama. Ini akan dimungkinkan jika prinsip dan konsep akuntansi yang sama digunakan untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mentabulasi, dan menyajikan informasi. Konsistensi dalam pelaporan meningkatkan kegunaannya.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 7. Akurasi:
Laporan harus cukup akurat. Laporan statistik terkadang dapat didekati agar mudah dimengerti. Produksi angka-angka akurat hingga paise mungkin sulit untuk diingat. Perkiraan mereka yang masuk akal dapat membuatnya mudah dibaca dan dimengerti.
Tingkat akurasi tergantung pada sifat informasi dan tujuan pengumpulannya. Perkiraan tidak boleh dilakukan sampai tingkat di mana informasi kehilangan bentuk dan kegunaannya. Jadi akurasi harus digunakan untuk meningkatkan penggunaan laporan.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 8. Faktual:
Laporan harus disusun berdasarkan informasi faktual. Setiap prediksi harus b. dihindari dalam laporan kecuali dan sampai menjadi kebutuhan. Item fiksi tidak boleh menjadi isi laporan apa pun.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 9. Pengendalian:
Laporan harus ditujukan kepada orang yang tepat di masing-masing pusat pertanggungjawaban. Laporan tersebut harus memberikan rincian varians yang terkait dengan pusat tersebut. Ini akan membantu dalam mengambil tindakan korektif pada tingkat yang sesuai. Varians yang tidak dapat dikendalikan pada suatu pusat pertanggungjawaban tertentu juga dapat disebutkan secara terpisah dalam laporan.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen #10. Pertimbangan Biaya:
Analisis manfaat biaya harus dilakukan sehubungan dengan persiapan Laporan. Biaya penyusunan dan penyajian laporan tidak boleh melebihi keuntungan yang diinginkan dari laporan tersebut. Biaya harus masuk akal sehingga pelaporan dapat digunakan oleh semua jenis masalah. Analisis manfaat biaya akan membantu dalam memutuskan penerapan sistem pelaporan.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 11. Keterbandingan:
Sistem pelaporan dimaksudkan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat dan meningkatkan efisiensi operasional organisasi. Tujuan ini akan lebih baik tercapai jika laporan memberikan informasi komparatif. Informasi komparatif dapat terkait dengan periode sebelumnya, standar atau anggaran saat ini. Informasi ini membantu dalam menemukan penyimpangan atau varians.
Jika kinerja berada di bawah standar atau ekspektasi, variasi tersebut dapat disorot dalam laporan. Manajemen dengan pengecualian dimungkinkan ketika informasi luar biasa akan diberikan kepada manajemen. Pelaporan komparatif akan sekaligus membantu pengguna untuk mencapai kesimpulan tentang kinerja pusat pertanggungjawaban yang disebutkan dalam laporan.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 12. Frekuensi Laporan:
Seiring dengan ketepatan waktu, frekuensi pelaporan juga signifikan. Laporan harus dikirim secara teratur bila diperlukan. Waktu pelaporan akan tergantung pada sifat informasi dan tujuannya. Beberapa laporan mungkin dikirim setiap hari, beberapa mingguan, beberapa bulanan dan seterusnya. Frekuensi laporan berarti bahwa ini harus dikirim bila diperlukan. Laporan disiapkan pada waktu yang tepat dan dikirim ke orang yang tepat sesuai kebutuhan mereka.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 13. Dekoratif:
Laporan yang disiapkan khusus untuk masyarakat umum atau pengguna eksternal harus bersifat dekoratif. Berbagai gambar menarik di halaman depan laporan dapat disajikan. Informasi bergambar biasanya memiliki lebih banyak daya tarik pengguna daripada informasi deskriptif. Laporan apa pun yang sarat dengan data statistik yang disajikan dengan diagram warna-warni dan gambar-gambar indah di halaman judulnya akan meninggalkan kesan abadi bagi pengguna eksternal.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 14. Kejelasan dan Analisis:
Laporan yang baik harus jelas dan analitis dengan tujuan penggunaannya. Kurangnya informasi dan analisis yang jelas tidak akan mampu melayani tujuan dasar dan objek pelaporan.
Laporan Bagus untuk Persyaratan Manajemen # 15. Singkatnya:
Laporan singkat selalu diinginkan karena berbagai alasan seperti di bawah:
(i) Laporan yang panjang sangat mahal
(ii) Laporan yang panjang memakan waktu
(iii) Laporan panjang mencerminkan inefisiensi
(iv) Laporan yang panjang biasanya mengabaikan isu utama.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 16. Terencana dan Terorganisir:
Laporan yang terencana dan terorganisir selalu dianggap sebagai laporan yang baik.
Laporan yang direncanakan akan mencakup poin-poin berikut:
(i) Objek laporan, metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data.
(ii) Ringkasan kesimpulan.
(iii) Masalah dan solusi.
(iv) Rekomendasi.
(v) Lampiran
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 17. Ditangani dengan benar:
Laporan harus ditujukan kepada pengguna laporan, misalnya Manajer, Dewan Direksi, Direktur Pelaksana, dll.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 18. Ditandatangani dan diberi tanggal:
Laporan yang disiapkan oleh setiap departemen harus diberi tanggal yang benar dan ditandatangani oleh Kepala departemen yang bertanggung jawab. Laporan yang tidak bertanggal mungkin tidak dapat memperbaiki historisitas laporan di masa mendatang.
Laporan yang Baik untuk Persyaratan Manajemen # 19. Kerangka Acuan:
Suatu Laporan harus memuat berbagai kerangka acuan yang akan menjelaskan objek dan isi laporan.
Membuat pelaporan lebih efektif:
Langkah-langkah berikut harus diambil untuk memiliki pelaporan yang efisien dan efektif:
(a) Pelaporan harus menjadi keluaran logis dari rutinitas akuntansi.
(b) Duplikasi dalam pekerjaan harus dihindari. Berbagai pembukuan dasar seperti jurnal dan buku besar harus dirancang sedemikian rupa sehingga data tersedia tanpa upaya lebih lanjut.
(c) Mekanisasi dan kodifikasi harus digunakan, yang akan membantu mempercepat pekerjaan rutin.
(d) Proses akuntansi harus diselesaikan, beberapa hari sebelum tanggal penutupan. Misalnya akun yang berkaitan dengan bulan Maret dapat ditutup pada tanggal 20 Maret. Periode dari tanggal 21 Maret hingga 31 Maret dapat digunakan untuk pemrosesan data dan laporan akhir dapat dikirimkan pada tanggal 1 April.
(e) Estimasi sementara dapat digunakan sebagai pengganti data aktual jika tidak tersedia. Kualitas laporan dalam kasus tersebut akan tergantung pada kualitas estimasi yang dibuat. Data aktual nantinya dapat dibandingkan dengan data perkiraan dan penyimpangan jika ada yang harus diketahui.
(f) Penerimaan laporan secara konstan harus dilakukan sehingga tidak ada eksekutif yang kekurangan informasi dan tidak ada manajer yang diberi data yang tidak diinginkan.