Orang menulis surat bisnis dan email untuk berbagai alasan seperti meminta informasi, untuk melakukan transaksi, untuk mendapatkan pekerjaan, dan sebagainya. Korespondensi bisnis yang efektif harus jelas dan ringkas, nadanya sopan, dan diformat dengan benar. Dengan menguraikan surat bisnis menjadi komponen dasarnya, Anda dapat mempelajari cara berkomunikasi secara efektif dan meningkatkan keterampilan Anda sebagai penulis.
Dasar
Surat bisnis tipikal berisi tiga bagian, pengantar, tubuh, dan kesimpulan.
- Pendahuluan: Pendahuluan menunjukkan kepada siapa penulis berbicara. Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal atau hanya bertemu sebentar, pendahuluan juga dapat menjadi alasan singkat mengapa Anda menulis. Biasanya, pendahuluan hanya sepanjang satu atau dua kalimat.
- Badan: Badan surat adalah tempat Anda menyatakan bisnis Anda. Panjang bagian ini mungkin hanya beberapa kalimat atau beberapa paragraf. Itu semua tergantung pada tingkat detail yang diperlukan untuk mendeskripsikan subjek yang ada.
- Kesimpulan: Kesimpulan adalah bagian terakhir di mana Anda akan meminta tindakan di masa mendatang. Ini bisa menjadi kesempatan untuk berbicara langsung, untuk meminta informasi tambahan, atau untuk melakukan transaksi. Seperti pendahuluan, bagian ini tidak boleh lebih dari satu atau dua kalimat dan harus memperjelas apa yang Anda inginkan dari orang yang membaca surat Anda.
Pendahuluan
Nada pengantar tergantung pada hubungan Anda dengan penerima surat. Jika Anda berbicara dengan teman dekat atau rekan bisnis, menggunakan nama depan mereka dapat diterima. Tetapi jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal, sebaiknya sapa mereka secara formal dalam sapaan. Jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda kirimi surat, gunakan gelar atau bentuk umum alamatnya.
Beberapa contoh:
- Direktur personalia yang terhormat
- Tuan atau nyonya yang terhormat
- Dear Dr., Mr., Mrs., Ms. (Nama belakang)
- Dear Frank (gunakan ini jika orang tersebut adalah kontak bisnis atau teman dekat)
Menulis untuk orang tertentu selalu lebih disukai. Secara umum, gunakan Mr. saat memanggil pria dan Ms. untuk wanita dalam sapaan. Hanya gunakan gelar Dokter untuk mereka yang berprofesi medis. Meskipun Anda harus selalu memulai surat bisnis dengan kata “Yang Terhormat”, hal itu merupakan opsi untuk email bisnis, yang tidak terlalu formal.
Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal atau hanya bertemu secara sepintas, Anda mungkin ingin mengikuti sapaan tersebut dengan memberikan beberapa konteks mengapa Anda menghubungi orang tersebut.
Beberapa contoh:
- Dengan merujuk pada iklan Anda di Times…
- Saya menindaklanjuti panggilan telepon kami kemarin.
- Terima kasih atas surat Anda tertanggal 5 Maret.
Tubuh
Sebagian besar surat bisnis terkandung di dalam tubuh. Di sinilah penulis menyatakan alasannya untuk berkorespondensi. Sebagai contoh:
- Saya menulis untuk menanyakan tentang posisi yang diposting di The Daily Mail.
- Saya menulis untuk mengonfirmasi detail pengiriman pada pesanan # 2346.
- Saya menulis untuk meminta maaf atas kesulitan yang Anda alami minggu lalu di cabang kami.
Setelah Anda menyatakan alasan umum untuk menulis surat bisnis Anda, gunakan badan untuk memberikan detail tambahan. Misalnya, Anda mungkin mengirim dokumen penting kepada klien untuk ditandatangani, meminta maaf kepada pelanggan atas layanan yang buruk, meminta informasi dari sumber, atau alasan lainnya. Apapun alasannya, ingatlah untuk menggunakan bahasa yang sopan dan santun.
Contohnya:
- Saya akan berterima kasih untuk bertemu dengan Anda minggu depan.
- Apakah Anda mungkin punya waktu untuk rapat minggu depan?
- Saya akan dengan senang hati memberi Anda tur ke fasilitas kami bulan mendatang.
- Sayangnya, kami harus menunda pertemuan hingga 1 Juni.
- Terlampir Anda akan menemukan salinan kontrak. Harap tanda tangan di tempat yang ditunjukkan.
Merupakan kebiasaan untuk memasukkan beberapa kata penutup setelah Anda menyatakan bisnis Anda di badan surat. Ini adalah kesempatan Anda untuk memperkuat hubungan Anda dengan penerima, dan itu harus berupa kalimat.
- Silakan hubungi kami lagi jika kami dapat membantu dengan cara apa pun.
- Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.
- Anda juga dapat menggunakan penutup untuk meminta atau menawarkan kontak di masa mendatang dengan pembaca.
- Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera.
- Silakan hubungi asisten saya untuk menjadwalkan janji temu.
Selesai
Hal terakhir yang dibutuhkan semua surat bisnis adalah salam, di mana Anda mengucapkan selamat tinggal kepada pembaca. Seperti pengantar, bagaimana Anda menulis salam akan tergantung pada hubungan Anda dengan penerima.
Untuk klien yang bukan nama depan Anda, gunakan:
- Hormat kami (jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju)
- Hormat kami, (jika Anda tahu nama orang yang Anda tuju.
Jika Anda menggunakan nama depan, gunakan:
- Salam hangat, (jika Anda kenalan)
- Salam Hormat atau Salam (jika orang tersebut adalah teman dekat atau kontak)
Contoh Surat Bisnis
Rumah Keju Ken
34 Chatley AvenueSeattle, WA 98765
23 Oktober 2017
Fred FlintstoneCheese
Specialists Inc.456 Rubble RoadRockville, IL 78777
Tuan Flintstone yang terhormat,
Sehubungan dengan percakapan telepon kita hari ini, saya menulis untuk mengonfirmasi pesanan Anda untuk: 120 x Cheddar Deluxe Ref. Nomor 856.
Pesanan akan dikirim dalam tiga hari melalui UPS dan akan tiba di toko Anda dalam waktu sekitar 10 hari.
Silakan hubungi kami lagi jika kami dapat membantu dengan cara apa pun.
Hormat kami,
Kenneth BeareDirektur Ken’s Cheese House