Agar sebuah perusahaan berfungsi dengan cara yang paling tepat, perlu diketahui apa yang mereka lakukan dan seberapa jauh pekerja mereka harus dapat bekerja, jika ada semacam kurangnya pelatihan atau jika perusahaan pesaing meminta lebih banyak persyaratan kepada pekerja mereka.
Analisis posisi pekerjaan yang benar memungkinkan departemen sumber daya manusia untuk merekrut dan memilih kandidat terbaik untuk perusahaan, selain mengetahui apa kompetensi, tugas, kemampuan, dan kebutuhan masing-masing posisi.
Selanjutnya, kita akan memahami apa itu analisis pekerjaan, apa pentingnya, jenis apa yang ada dan bagaimana melakukannya.
- Artikel terkait: “Ilmu administrasi: apa itu, ciri-ciri dan fungsinya”
Apa itu analisis pekerjaan?
Analisis pekerjaan terdiri dari penyelidikan pekerjaan yang akan ditawarkan atau posisi tertentu di perusahaan yang ingin Anda ketahui secara mendalam dan tingkatkan. Jenis analisis ini dimaksudkan untuk mengetahui keterampilan yang diperlukan sehingga siapa pun yang melakukannya dapat memiliki kinerja yang lebih baik dengan menetapkan semua kriteria yang diperlukan untuk memilih kandidat yang paling tepat.
Biasanya, jenis analisis ini adalah tugas departemen Sumber Daya Manusia, yang memiliki, antara lain, misi merekrut dan memilih pekerja yang paling cocok untuk membentuk perusahaan, di samping memastikan bahwa, jika perlu, memperbarui pelatihan mereka.. Perusahaan tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa orang yang cocok untuk setiap posisi di dalamnya, sehingga departemen ini harus mengetahui persyaratan apa yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.
Setelah pekerjaan tertentu telah dianalisis, biasanya membuat deskripsi yang tepat tentang apa yang terdiri darinya. Dengan ini, persyaratan yang dianggap perlu untuk melaksanakannya lebih mudah ditetapkan, selain menentukan tawaran pekerjaan dan profil kandidat yang diinginkan. Selain itu, dengan membatasi dan menentukan setiap pekerjaan, perusahaan akan dapat menggambar bagan organisasi yang lengkap, mencari tahu apa kontribusi setiap posisi terhadap organisasi secara keseluruhan.
Keuntungan dari jenis analisis ini
Pengumpulan semua data yang diperoleh selama analisis pekerjaan membantu dalam pengambilan keputusan, selain memungkinkan validasi metode dan teknik yang lebih berguna dan efisien untuk kinerja pekerjaan individu dan perusahaan secara keseluruhan. Dengan demikian, dengan jenis analisis ini dimungkinkan untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam pemilihan personel, selain dapat mengevaluasi kinerja pekerja dan menentukan siapa yang harus dipromosikan, dipertahankan, diturunkan atau dipecat.
Di antara keuntungan paling jelas yang diberikan analisis pekerjaan, kita memilikinya.
1. Struktur organisasi
Melalui jenis analisis ini dimungkinkan untuk mengetahui bagaimana tugas-tugas organisasi dibagi menjadi unit paling dasar : divisi, bagian, departemen, unit kerja seperti pekerja atau kelompok kerja…
2. Struktur pekerjaan
Seperti namanya, jenis analisis ini memungkinkan kita untuk mengetahui seperti apa pekerjaan itu sendiri, khususnya strukturnya. Hal ini memungkinkan kita untuk mengetahui bagaimana pekerjaan harus dikelompokkan ke dalam posisi dan rentang pekerjaan, selain mengetahui posisi mana yang serupa dalam utilitas dan fungsinya untuk perusahaan.
3. Tingkat otoritas
Dengan menganalisis posisi pekerjaan kita dapat mengetahui bagan organisasi perusahaan dan, pada gilirannya, posisi mana yang berada di atas yang lain. Hal ini memungkinkan untuk mengetahui tingkat otoritas setiap posisi dan implikasinya dalam pengambilan keputusan.
4. Kriteria kinerja
Kriteria kinerja menjadi acuan untuk mengetahui hubungan ketergantungan hierarkis dalam organisasi, jumlah dan jenis jabatan. Artinya, memungkinkan kita untuk mengetahui sejauh mana pekerjaan posisi tertentu tergantung pada seberapa baik orang lain melakukannya, di atas atau di bawahnya dalam hal otoritas.
5. PHK karyawan
Dengan menganalisis pekerjaan, kita dapat mendeteksi pekerjaan yang secara praktis melakukan fungsi yang sama atau terlalu mirip untuk memungkinkan mereka terus ada. Alat ini memungkinkan Anda memutuskan apakah perlu menggabungkan dua pekerjaan menjadi satu atau mengubah fungsinya untuk menghindari duplikasi.
- Anda mungkin tertarik: “Sekolah administrasi kuantitatif: apa itu, dan karakteristiknya”
Jenis analisis pekerjaan
Ada beberapa jenis analisis jabatan yang dapat dilakukan. Mereka tidak saling eksklusif, sebaliknya, mereka semua diperlukan untuk menentukan dengan tepat apa fungsi, persyaratan, dan kompetensi setiap posisi di perusahaan, meskipun tergantung pada waktu dan sarana, hanya satu jenis analisis yang dapat diputuskan. Yang utama adalah empat berikut:
1. Analisis berbasis tugas
Analisis pekerjaan berbasis tugas adalah yang tertua dan paling klasik. Ini pada dasarnya terdiri dari mencari tahu apa tugas yang dilakukan pekerja, terlepas dari kompetensi, pelatihan, dan keterampilan apa yang mereka miliki atau harus mereka miliki. Model ini bertujuan untuk menetapkan dan menetapkan tugas, tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan masing-masing posisi perusahaan.
2. Analisis berbasis kompetensi
Analisis kompetensi berfokus pada keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.
3. Analisis berbasis kekuatan
Analisis berbasis kekuatan berfokus pada tindakan yang paling dinikmati pekerja, atau tindakan yang kinerjanya sangat baik. Ini tentang mencari motivasi yang menggerakkan pekerja untuk memilih posisi atau keinginan yang membangunkan mereka untuk melakukan posisi itu.
4. Analisis berdasarkan kepribadian
Meski tentu sedikit lebih rumit, analisis pekerjaan bisa dilakukan dengan mencari ciri-ciri kepribadian yang paling cocok untuk mengemban posisi tersebut. Anda juga dapat menganalisis sifat-sifat yang paling disfungsional, yaitu sifat-sifat yang menjadi sumber masalah untuk pekerjaan yang bersangkutan.
Di mana mengekstrak informasi
Analisis pekerjaan adalah alat yang mencoba mengikuti metode ilmiah. Ini didasarkan pada sumber informasi dan teknik yang seobjektif dan sedapat mungkin membuat analisis menjadi representasi yang tepat dari realitas organisasi.
Data diambil dari pekerjaan itu sendiri, seperti tugas yang dilakukan karyawan, bagaimana mereka melakukannya dan perilaku yang terkait dengan pekerjaan mereka. Tetapi di luar pengamatan ini, ada beberapa teknik untuk dapat mengekstrak semua informasi yang diperlukan.
- Wawancara dan diskusi kelompok.
- Kuesioner
- Observasi atau observasi diri.
- Analisis melalui dokumentasi, evaluasi kinerja dan tawaran pekerjaan lama.
- Metodologi insiden kritis
Pengembangan analisis pekerjaan
Selanjutnya kita akan melihat bagaimana mengembangkan analisis pekerjaan dan langkah-langkah yang harus diikuti. Sangat penting bahwa ketika melanjutkan dengan analisis jenis ini, diketahui aspek apa yang harus didokumentasikan, siapa dalam organisasi yang dapat menyediakannya dan bagaimana informasi akan dikelola.
1. Tetapkan tugas
Bagian pertama dari proses ini adalah menganalisis tugas-tugas yang dilakukan oleh para pekerja. Ini adalah jenis analisis pekerjaan tertua dan paling mendasar. Penting untuk mengetahui jenis tugas apa dan bagaimana tugas itu dilaksanakan dalam organisasi untuk dapat melakukan analisis pekerjaan secara menyeluruh. Jadi, untuk mengumpulkan informasi dalam langkah ini, perlu untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa yang dilakukan karyawan?
- Seperti itu?
- Mengapa dia melakukannya?
- Mengapa dia melakukan ini?
Mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk setiap posisi pekerjaan, kita akan dapat menulis seluruh daftar tugas yang dilakukan dalam organisasi. Misalnya, jika kita ingin menganalisis pekerjaan seorang pramusaji, kita dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini kepada diri sendiri mengenai dua tugas berikut: membawa makanan dan minuman dan membersihkan meja.
Dalam hal membawa makanan dan minuman, pramusaji menggunakan nampan untuk dapat membawa barang-barang tersebut kepada pelanggan yang telah memesan makanan tersebut. Alasannya adalah kita ingin pelanggan puas mengkonsumsi apa yang mereka pesan.
Dalam hal membersihkan meja, pelayan melakukannya dengan kain, desinfektan dan produk pembersih lainnya sehingga meja siap digunakan oleh pelanggan lain. Alasannya untuk menghindari tidak mematuhi standar kebersihan yang diperintahkan oleh Kementerian Kesehatan, selain untuk menghindari keluhan dari klien yang tidak puas.
2. Tanggung jawab dan fungsi pekerjaan
Setelah tugas yang dilakukan dalam organisasi diketahui, mereka dikelompokkan ke dalam fungsi yang berbeda. Mungkin saja ada tugas yang hanya memenuhi satu fungsi, yang lain sangat berbeda satu sama lain tetapi melayani tujuan yang sama, dan tugas yang, pada gilirannya, melakukan fungsi yang berbeda dalam organisasi.
Mengambil contoh pelayan, kita dapat menganggap bahwa membawa makanan ke pelanggan akan berada dalam fungsi “layanan pelanggan”, sementara pembersihan akan memiliki “kebersihan bangunan” sebagai fungsi utamanya, meskipun bisa juga terkait dengan layanan pelanggan.
Setelah fungsi tugas yang dilakukan dalam organisasi telah ditetapkan, mereka diorganisasikan sesuai dengan tingkat tanggung jawab di dalamnya. Mereka dapat diklasifikasikan pada skala jika kita dapat berbicara tentang tanggung jawab yang jauh lebih penting daripada yang lain, namun, dalam banyak kasus sebagian besar tugas melibatkan tingkat tanggung jawab yang sama, yang dengannya mereka dapat menjadi prioritas yang sama.
3. Pengetahuan dan pengalaman
Aspek mendasar selama analisis pekerjaan adalah evaluasi pengalaman dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian, keterampilan, kemampuan dan pelatihan yang direkomendasikan atau diminta untuk melaksanakan tugas pekerjaan dievaluasi.
Dalam banyak kasus, pengetahuan yang diperlukan ini mudah dibangun. Misalnya, untuk dapat bekerja di klinik sebagai dokter, pelatihan yang akan diminta adalah gelar kedokteran dan sebaiknya gelar pascasarjana atau magister. Namun, dalam kasus lain, kualifikasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu tidak begitu jelas. Misalnya, untuk bekerja di supermarket mereka mungkin meminta sertifikat penanganan makanan atau pelatihan kejuruan, meskipun tidak selalu demikian.
Selama analisis pekerjaan, untuk mengetahui pelatihan apa yang diinginkan, yang ideal adalah pergi langsung ke karyawan dan manajer. Mereka akan memberikan pendapat atau pengalaman mereka, apa gelar yang mereka miliki, apa yang diminta dan apa yang mereka lihat di perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya. Sangat berguna untuk mengetahui apa yang diminta oleh perusahaan pesaing dari pekerjanya, karena dengan cara ini kita akan mencegah perusahaan kehilangan kekuatan di bidangnya karena kurangnya pelatihan pekerjanya.
4. Keterampilan dalam analisis pekerjaan
Pada titik ini penting untuk melakukan analisis pekerjaan berdasarkan kompetensi pekerja Anda. Tiga teknik yang sangat berguna dapat digunakan di sini, yang dapat dilengkapi.
4. 1. Wawancara dengan manajer
Manajer adalah tokoh kunci dalam organisasi, karena merekalah yang mengetahui pekerjaan secara langsung dan mengetahui keterampilan apa yang diperlukan untuk melakukan tugas dengan benar.
4.2. Evaluasi kinerja
Disimpulkan kompetensi apa yang membedakan seorang karyawan yang baik dari orang yang tidak melakukan pekerjaannya dengan baik.
4.3. Insiden kritis
Dengan teknik ini, perilaku kunci di tempat kerja ditetapkan, perilaku yang menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi. Ditemukan perilaku apa yang dapat menguntungkan atau merugikan kinerja perusahaan dan dimaksudkan untuk meniru atau menghapusnya.
5. Memiliki tujuan yang jelas
Terlepas dari teknik mana yang digunakan, yang ideal adalah menggunakannya pada tiga, hal mendasar adalah bahwa dengan penggunaannya dimungkinkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
- Apa perbedaan antara karyawan yang baik dan yang buruk?
- Mengapa beberapa karyawan dapat melakukan tugas lebih baik daripada yang lain?
- Jika Anda mempekerjakan seorang karyawan untuk melakukan suatu tugas, apa yang akan Anda cari?
- Apakah ada hal lain yang diperlukan untuk menetapkan kompetensi dengan benar?
Bagaimanapun, perlu dicatat bahwa setiap perusahaan memiliki gagasannya sendiri tentang apa kompetensi ideal para pekerjanya sesuai dengan posisi apa yang mereka tempati, yaitu, ini adalah langkah yang sangat subjektif.
Variabilitas kompetensi yang diminta ini sangat dipengaruhi oleh budaya organisasi perusahaan yang sangat bervariasi antara satu dengan yang lainnya. Selain itu, setiap perusahaan memiliki klien yang berbeda, sehingga kriteria yang diambil dari analisis posisi di satu perusahaan mungkin tidak berguna bagi perusahaan lain.
Referensi bibliografi:
- Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. García Murcia, J. (1996). hukum perburuhan. Madrid: Tecnos.
- M. Peiro, J. (1996). Psikologi Organisasi. Madrid: UNED.
- Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Faktor manusia dalam hubungan kerja, Petunjuk arah dan manajemen: Piramida.