Baca artikel ini untuk mempelajari konsep, keunggulan dan infrastruktur Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS)!
Konsep:
Sistem informasi sumber daya manusia telah menjadi bagian dari semua organisasi besar. Ini adalah sistem terkomputerisasi yang membantu dalam pemrosesan informasi yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia. Ini adalah perangkat, desain untuk memenuhi kebutuhan informasi tenaga kerja organisasi. Organisasi harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk memasang sistem ini. Sistem informasi sumber daya manusia memfasilitasi organisasi untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan keterampilan, pengetahuan, kemampuan, potensi, kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tersedia di antara karyawan yang dapat diakses di ujung jari para manajer melalui jaringan komputer.
HRIS berbeda dengan sistem manual karena menggunakan teknologi informasi atau komputer. HRIS merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang mencakup informasi yang berkaitan dengan keuangan, aset, akuntansi, penjualan, pemasaran, produksi, dll. HRIS dimaksudkan untuk pengumpulan dan analisis data yang berkaitan dengan sumber daya manusia organisasi.
Ini membantu manajer dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan promosi, penetapan upah, perekrutan, pelatihan dan pengembangan. Dengan cara ini HRIS berfungsi sebagai perangkat sistem pendukung keputusan. Masukan dari HRIS meliputi informasi yang berkaitan dengan karyawan, kemampuan mereka, kualifikasi, potensi, naluri kreatif, usia, skala gaji, berbagai pekerjaan dalam organisasi, keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk melakukannya, jumlah karyawan dan eksekutif yang menjalankan berbagai posisi. , tujuan organisasi, kebijakan dan prosedur dll.
Informasi ini dimuat ke dalam sistem. Data ini dianalisis menjadi informasi yang paling berguna yang dibutuhkan oleh para manajer. Ini adalah transformasi data input. Teknologi informasi setelah transformasi memberikan keluaran dalam berbagai bentuk seperti cetakan dan perangkat lainnya. HRIS adalah perangkat yang banyak digunakan oleh badan-badan perusahaan karena menyediakan informasi basis data yang signifikan, akurat, relevan dan komprehensif sehubungan dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh organisasi.
Ada banyak perusahaan swasta yang menyimpan dan memelihara database terkait dengan sumber daya manusia yang bergerak di bidang jasa konsultasi dalam hal rekrutmen eksekutif dan personel lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Perusahaan konsultan ini adalah sumber eksternal yang penting untuk perekrutan semua jenis dan jenis personel ke perusahaan di India dan luar negeri. HRIS bukan hanya bisa disiapkan untuk industri, bisnis, jasa, pendidikan, pemerintahan. organisasi tetapi juga untuk seluruh kota, distrik, negara bagian atau negara dapat disiapkan dan digunakan kapan pun diperlukan untuk jenis personel khusus.
Untuk menghilangkan masalah sumber daya manusia dalam bentuk apa pun, HRIS datang untuk menyelamatkan dan menyediakan layanan perekrutan sumber daya manusia, memelihara catatan lengkap sumber daya manusia. Hal ini dapat setiap saat menunjukkan pasokan sumber daya manusia yang tersedia.
HRIS bekerja sebagai berikut:
Masukan:
Input dari sistem informasi sumber daya manusia mencakup informasi yang berkaitan dengan karyawan seperti pendidikan, usia, pengalaman, pelatihan, status sekarang, gaji sekarang, apakah dipromosikan atau tidak, kebijakan organisasi dulu dan sekarang, prosedur dulu dan sekarang, dan informasi rinci lainnya yang diperlukan terkait kepada sumber daya manusia di organisasi tersebut. Ini adalah data mentah yang dikumpulkan dari file kantor dan dimasukkan ke terminal komputer yang terhubung ke komputer utama. Informasi ini diperiksa dan diperiksa ulang dan dipindai untuk memastikan kebenarannya.
Sistem informasi sumber daya manusia yang terkomputerisasi dalam segala hal lebih unggul daripada sistem manual yang memakan waktu dan tidak begitu efektif biaya. Sebaliknya HRIS hemat waktu dan murah dan tidak ada kemungkinan kesalahan. Kesalahan bisa dihilangkan. Manfaat yang paling penting dari sistem ini adalah informasi yang tersedia segera saat dan ketika diinginkan.
Transformasi:
Informasi yang dimasukkan ke komputer dapat diubah menjadi informasi yang lebih bermakna dan diperlukan yang benar-benar dibutuhkan oleh organisasi. Ini adalah tahap konversi HRIS terkomputerisasi. Transformasi HRIS terkait erat dengan perangkat lunak komputer. Ini adalah instruksi atau perintah bagi komputer untuk melakukan yang diperlukan.
Organisasi mungkin memiliki HRIS fungsional yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Mereka mungkin memiliki HRIS untuk penjualan pemasaran, periklanan, produksi, keuangan, akuntansi, material, dll. Ini adalah berbagai jenis HRIS yang dapat dengan mudah disiapkan dan dipelihara.
Informasi yang diubah menjadi perhitungan yang bermakna sangat berguna bagi para manajer dan juga organisasi. Ini berfungsi sebagai sistem pendukung keputusan. Laporan komparatif mingguan, bulanan, triwulanan, tahunan dapat dengan mudah didapat di ujung jari manajer yang membantu dalam membuat keputusan yang tepat. Analisis statistik dan teknik riset operasi dapat digunakan.
Keluaran:
Bahan yang diubah dapat dimanfaatkan secara potensial. Keluaran mengacu pada cetakan materi yang diubah dari printer komputer, misalnya pernyataan gaji, cek yang akan dikeluarkan untuk pihak-pihak, laporan kinerja karyawan, perkiraan anggaran, biaya rata-rata produksi barang, dll. Semua ini dapat diperoleh di bentuk cetakan, layar terminal, dll. HRIS yang dirajut dengan baik bertindak sebagai sistem pendukung keputusan yang layak dengan kualitas yang sangat tinggi. Output berkualitas tinggi harus akurat, relevan, konsisten, mudah dibaca dan komprehensif bukan parsial.
Umpan Balik dan Kontrol:
Output yang diperoleh relevan dan bermanfaat atau tidak harus diketahui. Metode untuk memastikannya dikenal sebagai umpan balik. Umpan balik membangun kontrol atas sistem.
Keunggulan HRIS:
- Memberikan informasi yang akurat.
- Prosesnya cepat.
- Ini berfungsi sebagai alat yang berharga untuk perencanaan strategis dan implementasinya.
- Memberikan informasi instan yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang ada, keterampilan, kategori, struktur gaji, kualifikasi, usia, spesialisasi, pelatihan dan pengembangan, pengalaman, dll.
- Bertindak sebagai sistem pendukung keputusan.
- Merupakan sistem pakar.
- Efisien waktu dan tidak terlalu mahal.
- Ini memfasilitasi informasi yang dapat dipercaya.
- Informasi terkait sumber daya manusia dapat diakses dengan mudah melalui HRIS.
- Menetapkan kontrol manajemen yang kuat.
- Ini memfasilitasi konfigurasi berbagai desain, seperti beberapa sistem, pencampuran desain sistem, fasilitas komputer terpusat. Ini menceritakan tentang sikap organisasi terhadap sumber daya manusianya.
Infrastruktur yang Dibutuhkan oleh HRIS:
Sistem informasi sumber daya manusia yang terkomputerisasi adalah investasi satu kali. Investasi awal sangat tinggi. Pemasangan seluruh jaringan komputer, perangkat lunak, staf khusus membutuhkan investasi yang sangat besar. Tapi dalam jangka panjang itu sangat hemat biaya. Hal ini cukup murah. Untuk penggunaannya hanya bahan habis pakai komputer yang diperlukan.
HRIS adalah sistem yang memfasilitasi pengambilan keputusan sumber daya manusia secara cepat. Tapi itu memiliki kelemahan tertentu. Informasi ini mudah diakses oleh siapa saja dan karenanya ada kemungkinan penyalahgunaan atau penggunaan yang kurang. Ini mensyaratkan bahwa anggota organisasi yang menggunakan HRIS harus mengikuti etika tertentu dan tidak mengungkapkan informasi penting kepada orang yang tidak berhak.
Ini adalah alat strategis di tangan manajemen untuk perencanaan yang efektif untuk masa depan. Oleh karena itu kerahasiaan informasi harus dijaga dengan cara apapun. Karyawan organisasi perlu dilatih tentang etika tertentu untuk diikuti oleh semua orang.
