Ketika Anda ingin menanyakan bisnis untuk informasi lebih lanjut mengenai produk atau layanan atau untuk informasi lainnya, Anda menulis surat pertanyaan. Saat ditulis oleh konsumen, jenis surat ini seringkali merupakan tanggapan atas iklan yang terlihat di koran, majalah, atau iklan di televisi. Mereka dapat ditulis dan dikirim atau dikirim melalui email. Dalam pengaturan bisnis-ke-bisnis, karyawan perusahaan dapat menulis pertanyaan untuk menanyakan jenis pertanyaan yang sama tentang produk dan layanan. Misalnya, perwakilan perusahaan mungkin menginginkan informasi tentang membeli produk secara grosir dari distributor, atau bisnis kecil yang berkembang mungkin perlu mengalihdayakan pembukuan dan penggajiannya dan ingin membuat kontrak dengan perusahaan.
Untuk jenis surat bisnis lebih lanjut, Anda dapat menemukan contoh berbagai jenis surat bisnis untuk menyempurnakan keterampilan Anda untuk tujuan bisnis tertentu, seperti mengajukan pertanyaan, menyesuaikan klaim, menulis surat pengantar, dan banyak lagi.
Surat Hard-Copy
Untuk surat salinan cetak profesional, tempatkan alamat Anda atau perusahaan Anda di bagian atas surat (atau gunakan alat tulis kop surat perusahaan Anda) diikuti dengan alamat perusahaan tempat Anda menulis surat. Tanggal dapat ditempatkan dengan spasi ganda ke bawah (tekan kembali/masukkan dua kali) atau ke kanan. Jika Anda menggunakan gaya yang memiliki tanggal di sebelah kanan, buat indentasi paragraf Anda dan jangan beri spasi di antaranya. Jika Anda membiarkan semuanya rata ke kiri, jangan buat indentasi paragraf, dan beri spasi di antaranya.
Sisakan satu baris ruang sebelum penutupan Anda, dan empat hingga enam baris ruang agar Anda memiliki ruang untuk menandatangani surat itu.
Pertanyaan yang Dikirim melalui Email
Jika Anda menggunakan email, lebih mudah di mata pembaca untuk memiliki paragraf dengan garis spasi di antara mereka, jadi bersihkan semuanya. Email akan secara otomatis memiliki tanggal pengiriman, jadi Anda tidak perlu menambahkan tanggal, dan Anda hanya memerlukan satu baris ruang kosong antara penutup dan nama yang diketik. Tempatkan informasi kontak perusahaan Anda (seperti ekstensi telepon agar seseorang dapat menghubungi Anda kembali dengan mudah) di bagian bawah setelah nama Anda.
Sangat mudah untuk terlalu santai dengan email. Jika Anda ingin tampil profesional untuk bisnis yang Anda tuju, patuhi aturan dan nada penulisan surat formal untuk hasil terbaik, dan koreksi surat Anda sebelum mengirimkannya. Sangat mudah untuk mengeluarkan email, langsung menekan Kirim, dan kemudian menemukan kesalahan saat membaca ulang. Perbaiki kesalahan sebelum mengirim untuk membuat kesan pertama yang lebih baik.
Bahasa Penting untuk Surat Permintaan Bisnis
- Awalan: “Dear Sir or Madam” atau “To Whom It May Concern” (sangat formal, digunakan saat Anda tidak mengenal orang yang Anda tuju). Jika Anda sudah mengetahui kontak Anda, itu lebih baik daripada menjadi anonim.
- Memberikan referensi: “Dengan mengacu pada iklan Anda (iklan) di…” atau “Mengenai iklan Anda (iklan) di…” Berikan konteks perusahaan mengapa Anda menulis, segera.
- Meminta katalog, brosur, dll.: Setelah referensi, tambahkan koma dan lanjutkan “bisakah Anda mengirimkan saya informasi tentang…”
- Meminta informasi lebih lanjut: Jika Anda memiliki lebih banyak informasi yang Anda cari, tambahkan, “Saya juga ingin tahu…” atau “Dapatkah Anda memberi tahu saya apakah…”
- Ajakan bertindak ringkasan: “Saya menantikan kabar dari Anda…” atau “Bisakah Anda menelepon saya antara jam…”
- Penutup: Gunakan “Hormat” atau “Hormat saya” untuk menutup.
- Tanda tangan: Tambahkan gelar Anda pada baris setelah nama Anda.
Contoh Surat Hard-Copy
Nama
Anda Alamat Jalan Anda Kota, ST Zip
Nama
Bisnis Alamat BisnisCity, ST Zip
12 September 2017
Untuk Perhatian:
Sehubungan dengan iklan Anda di New York Times kemarin , bisakah Anda mengirimkan saya salinan katalog terbaru Anda? Apakah juga tersedia secara online?
Saya menantikan balasan anda.
Salam sejahtera,
(Tanda tangan)
Namamu
Jabatan
Anda Nama Perusahaan Anda