Telah terjadi pada kita semua bahwa kita memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan tampaknya tidak ada cukup waktu untuk menyelesaikannya. “Buff, saya tidak punya waktu…” kita berkata pada diri sendiri tetapi, mari kita hadapi itu, kita semua memiliki 7 hari yang sama dengan 24 jam masing-masing. Masalahnya bukan karena tidak ada waktu, itu karena kita merencanakannya dengan buruk.
Bagaimana mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja adalah pertanyaan yang ditanyakan oleh kita semua dengan tergesa-gesa dan di bawah ini kita akan melihat strategi untuk mencapainya, serta bagaimana mencegah jam kita memudar semulus biji-bijian dalam jam pasir..
- Artikel terkait: “Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan”
Bagaimana mengatur waktu Anda dengan lebih baik di tempat kerja dan berkinerja lebih baik
Minggu kita memiliki 7 hari dan masing-masing memiliki 24 jam, tidak lebih, tidak kurang. Waktu adalah sama untuk semua orang dalam hal kuantitas, tetapi tidak dalam penggunaannya. Beberapa berhasil melakukan semua tugas yang mereka miliki tanpa kekurangan waktu untuk dicurahkan untuk liburan dan keluarga mereka, sementara yang lain menyelesaikan kewajiban mereka dengan sangat terlambat. Mengapa? Apa yang membedakan satu dengan yang lain? Kunci dari semua ini adalah betapa berbedanya kita dalam mengatur waktu kerja kita.
Dalam masyarakat tempat kita hidup, sangat penting untuk mengatur waktu, karena pada kebutuhan sekecil apa pun kita mulai membebani diri kita sendiri, merasa stres dan kita melihat bagaimana semua yang ingin kita lakukan harus dibatalkan.
Kewajiban kerja ada di depan hobi, keluarga, teman, dan kegiatan menyenangkan lainnya, yang berarti bahwa semakin lama kita melakukan pekerjaan, semakin sedikit kita akan menikmati waktu luang. Manajemen waktu yang buruk membuat kita frustrasi dan membuat kita merasa seperti kehilangan hidup kita.
Cara mengatur waktu Anda dengan lebih baik di tempat kerja adalah sesuatu yang diinginkan banyak orang tetapi hanya sedikit yang mendapatkannya. Tidak ada misteri yang tidak dapat dipahami, ini hanyalah masalah belajar berorganisasi. Tentu saja, selalu ada kejadian yang tidak terduga, tetapi sebagian besar jam yang kita lihat berlalu adalah waktu yang, jika digunakan dengan baik, akan memungkinkan kita untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kita sesegera mungkin.
Cara untuk mengatur waktu dengan lebih baik
Selanjutnya kita akan melihat kita akan melihat beberapa tips dan strategi untuk mendapatkan hasil maksimal dari waktu di tempat kerja, agar memiliki lebih banyak aktivitas menyenangkan yang ingin kita lakukan setelah kita menyelesaikan kewajiban kerja kita.
1. Gunakan agenda
Agenda memungkinkan kita untuk mengatur waktu dalam jangka menengah dan panjang dengan menetapkan tanggal-tanggal penting dan mengingatnya dengan baik. Baik dalam format digital atau fisik, yang penting kita memiliki satu untuk mengatur tugas dan merencanakan dengan baik ketika kita harus menyampaikan laporan atau memenuhi tenggat waktu kita. Kita harus selalu memilikinya, untuk menuliskan semua komitmen kita dan sering berkonsultasi. Jangan mempercayai ingatan kita karena, sebanyak yang kita pikir itu sempurna, ternyata tidak.
2. Tetapkan waktu tertentu untuk tugas
Jika kita bekerja tanpa lelah dan terus menerus, cepat atau lambat akan muncul kelelahan fisik dan mental yang akan menghambat kinerja kita. Karena alasan inilah perlu untuk menetapkan waktu tertentu untuk setiap aktivitas dan menyisakan waktu luang di antara tugas-tugas, meskipun itu sangat singkat. Ini bisa jadi kontradiktif, tetapi mengingat bahwa lebih dari 50 menit sulit bagi kita untuk tetap fokus, istirahat sejenak dapat mengisi ulang kita dan membuat kita bekerja dengan memuaskan.
Yang ideal adalah memasukkan jadwal kita ketika kita mulai melakukan setiap tugas yang telah diberikan kepada kita dan kapan kita harus istirahat sejenak. Kita dapat mengandalkan metode Pomodoro, bekerja 25 menit (1 pomodoro) atau 50 (2 pomodoro) dan kemudian istirahat 5 menit di antara periode. Dengan cara ini kita akan dapat bergerak maju tanpa merasa lelah, menjalankan fungsi-fungsi yang harus kita kembangkan dengan baik.
3. Menetapkan tujuan
Sangat disarankan untuk menetapkan tujuan harian, mingguan, dan bahkan bulanan. Strategi ini adalah pilihan yang sangat baik untuk melakukan pekerjaan pendek dengan benar, dan juga memotivasi kita untuk melihat seberapa banyak yang kita capai. Tujuan ini harus ambisius, tetapi juga realistis dan dapat dicapai karena, jika tidak, melihat bahwa kita tidak memenuhinya, kita akan kehilangan motivasi. Tujuan yang akan ditetapkan harus jangka pendek, menengah dan panjang.
- Anda mungkin tertarik: “Pemicu tindakan: apa itu dan bagaimana pengaruhnya terhadap perilaku”
4. Prioritaskan tugas
Tidak semua tugas sama pentingnya. Kita harus mulai dengan yang paling penting, prioritas tertinggi. Tidak peduli urutan apa yang kita prioritaskan, yang penting kita melakukannya karena menyelesaikan hal yang paling penting lebih cepat berarti kita akan memiliki waktu luang terlebih dahulu.
Apa pun yang kecil atau tidak mendesak untuk diperbaiki bisa menunggu. Sehubungan dengan ini, penting untuk mengetahui jam kinerja terbaik kita, jam-jam di mana kita berkonsentrasi paling baik, agar dapat melakukan tugas-tugas yang membutuhkan sumber daya paling banyak dengan efisiensi sebesar mungkin dan tanpa kesalahan. Yang paling tidak penting adalah lebih baik meninggalkannya pada saat kinerja kita tidak terlalu tinggi, biasanya setelah makan atau terlambat di hari kerja.
5. Mulailah setidaknya dengan baik
Dalam banyak kesempatan, kita meninggalkan apa yang paling tidak ingin kita lakukan untuk terakhir kalinya dan itu adalah kesalahan besar. Yang terbaik yang bisa kita lakukan adalah melakukan apa yang merupakan minuman buruk sesegera mungkin karena, dengan cara ini, kita akan menyingkirkannya sebelumnya dan lebih banyak lagi yang bisa kita nikmati sepanjang hari. Jika kita menyingkirkan apa yang membuat kita stres terlebih dahulu, hal-hal lain yang harus dilakukan akan lebih mudah dilakukan.
6. Bagi waktu menjadi blok
Strategi yang sangat baik untuk memanfaatkan dan mengatur waktu secara efisien adalah dengan membagi hari kerja menjadi beberapa blok. Jika kita harus melakukan tugas-tugas kompleks, yang pada pandangan pertama menghilangkan banyak keinginan untuk memulainya, kita selalu dapat memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih sederhana, diatur sedemikian rupa sehingga setiap langkah kecil adalah kemajuan. Dengan mengubah tugas yang kompleks menjadi beberapa tugas yang lebih sederhana, kita dapat mengoptimalkan sumber daya, menghemat waktu, dan mengatur waktu dengan lebih baik.
7. Beri diri Anda hadiah
Meskipun kita tidak boleh menyalahgunakan, kita dapat menghargai diri sendiri karena melakukan pekerjaan rumah. Kita bisa memberikan hadiah-hadiah kecil untuk diri kita sendiri seperti, misalnya, memiliki sebatang coklat di akhir laporan, membaca buku yang kita sukai selama setengah jam, menonton video yang menarik bagi kita… Hadiah kecil ini akan mendorong dan memotivasi kita untuk melakukan dan menyelesaikan tugas yang harus kita lakukan.
8. Atur lingkungan kerja yang baik
Tempat kita bekerja sangat penting, lebih dari yang kita pikirkan. Sebisa mungkin, kita harus bekerja di tempat dengan meja yang bagus, kursi yang nyaman, pencahayaan yang baik, dan tanpa banyak gangguan. Kita dapat memberikan sentuhan pribadi untuk membuatnya nyaman tetapi selalu memastikannya rapi dan tertata dengan baik. Sebuah meja yang penuh dengan kertas, dengan peralatan kantor yang benar-benar berantakan, adalah lingkungan yang menghalangi kita untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas kita.
9. Tetapkan batas
Menghabiskan beberapa jam berturut-turut melakukan hal yang sama, tanpa bangkit dari kursi atau sedikit meregangkan kaki, sangat buruk bagi kesehatan dan produktivitas kita. Kita tidak akan melakukan hal-hal yang lebih baik dengan bekerja lebih lama. Jika kita melihat bahwa suatu tugas membebani kita terlalu banyak atau bahwa kita mudah teralihkan, mari luangkan waktu, baik mengubah tugas untuk sementara atau langsung beristirahat. Bukannya kita meninggalkan apa yang kita lakukan, kita harus membiarkannya dalam keadaan siaga untuk sementara waktu.
- Anda mungkin tertarik: “Hukum Parkinson: mengapa kita membutuhkan waktu lebih lama, semakin lama kita memilikinya”
10. Hindari multitasking
Tetapi dengan cara yang sama bahwa tidak apa-apa untuk meninggalkan tugas setengah selesai untuk sementara waktu, kita tidak boleh berpikir bahwa kita akan bekerja dengan baik jika kita terus-menerus melompat dari satu tugas ke tugas lainnya. Berkonsentrasi adalah sesuatu yang membutuhkan waktu, jadi kita tidak dapat mendedikasikan diri untuk melakukan dua tugas secara bergantian pada waktu yang sama, karena satu-satunya hal yang akan kita capai adalah cepat lelah dan membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk melakukannya. Multitasking adalah musuh terburuk dari manajemen waktu yang efisien. Performa jauh lebih tinggi ketika kita fokus pada satu tugas.
11. Jangan takut untuk mengatakan tidak
Sangat penting untuk belajar mengatakan tidak ketika kita tidak dapat melakukan sesuatu karena kita sudah memiliki banyak pekerjaan. Terkadang rekan kerja kita mencoba menghalangi kewajiban mereka pada kita, atau bahkan bos kita menyalahgunakan situasinya dan memberi kita tugas yang tidak mungkin kita selesaikan hari ini tanpa mengorbankan sebagian waktu luang kita. Kadang bisa diterima, tapi selalu berlebihan. Jika kita melihat bahwa mereka meminta terlalu banyak dari kita, kita tidak perlu takut untuk mengatakan tidak.
12. Delegasikan ke pihak ketiga
Terkadang kita bisa merasakan bahwa situasinya membuat kita kewalahan, apalagi jika kita diberi banyak tugas, lebih dari yang kita harapkan. Penting untuk menghindari stres dan mendelegasikan beberapa tugas kita kepada rekan kerja atau bawahan, tanpa menyalahgunakan kepercayaan atau berlebihan atau memberinya tugas yang belum pernah dia terima. Pertanyaannya bukan untuk menempatkan orang lain untuk melakukan bagian kita, tetapi untuk mengirim kegiatan yang sulit untuk kita lakukan sepenuhnya sendiri.
Apa yang menyita waktu: kesalahan dan gangguan di tempat kerja
Sekarang kita telah melihat 12 tips untuk mempelajari cara mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja, sekarang saatnya untuk melihat apa yang menyita waktu kita. Ada beberapa kesalahan dan gangguan yang menghambat kinerja baik kita saat berada di tempat kerja, pencuri waktu yang, jika terdeteksi, akan memungkinkan kita untuk mengelola hari kerja kita dengan cara terbaik.
1. Gangguan
Jelaslah bahwa interupsi adalah yang paling merusak pengaturan waktu kita. Sedikit saja ada sesuatu yang mengganggu kita, konsentrasi kita hilang, membuat kita membutuhkan beberapa menit yang berharga untuk dapat berkonsentrasi pada apa yang kita lakukan lagi. Semakin lama kita mendapatkan kembali konsentrasi, semakin lama kita akan kembali produktif dan, juga, kita menghadapi risiko tertentu untuk membuat lebih banyak kesalahan.
2. Ponsel
Telepon membutuhkan waktu dan banyak. Entah itu untuk bergosip tentang hal terakhir yang dipasang seseorang di Instagram, apa yang teman kita tulis kepada kita di WhatsApp atau panggilan dari anggota keluarga, ponsel mengalihkan perhatian kita dan menghalangi kita untuk menjadi efisien dan tentu saja, semakin lama waktu yang dibutuhkan. untuk melakukan sesuatu.
Ide yang baik adalah mematikan ponsel, namun, karena kita hidup dalam masyarakat yang sangat terhubung dan kita sangat bergantung padanya, yang terbaik yang dapat kita lakukan adalah menghapusnya dari bidang penglihatan kita sehingga, dengan demikian, kita hanya ingat itu ketika kita melihatnya Juga sangat penting untuk membiarkannya dalam keheningan dan menjelaskan kepada keluarga dan teman-teman kita bahwa jika tidak memberi tahu kita tentang urgensi nyata bahwa mereka tidak menelepon kita.
3. Tunda tugas
Menunda tugas yang tidak menyenangkan atau kompleks adalah hal terburuk yang dapat kita lakukan karena semakin banyak waktu berlalu semakin sedikit yang harus kita lakukan dan semakin banyak biaya yang harus kita keluarkan untuk melakukannya dengan baik ketika kita memutuskan untuk melakukannya. Yang terbaik yang dapat kita lakukan, seperti yang telah kita komentari sebelumnya, adalah melakukannya dengan benar pada saat pertama hari itu karena dengan cara itu kita menyingkirkan minuman buruk sesegera mungkin.
Ringkasan
Jika kita ingin mengelola waktu dengan lebih baik di tempat kerja, penting bagi kita untuk mengetahui apa yang harus kita lakukan, menyusun tugas ke dalam aktivitas kecil yang mudah dan cepat dilakukan, dan setidaknya dimulai dengan menyenangkan. Sangat penting untuk memperhitungkan jam berapa dalam sehari kita paling produktif dan menempatkan kegiatan yang paling sederhana dan paling tidak penting di tempat-tempat yang sulit bagi kita untuk berkonsentrasi, seperti setelah makan atau di akhir hari kerja.
Gangguan, terutama gangguan dan telepon seluler, adalah yang paling merusak manajemen waktu kita karena semakin sering kita kehilangan konsentrasi, semakin tidak produktif kita. Sangat penting untuk bekerja di ruangan yang nyaman, di mana kita terisolasi dari gangguan yang tidak mendesak dan kita sangat jelas kapan waktu yang paling tepat untuk menggunakan ponsel. Orang yang kita cintai harus tahu jam berapa kita bekerja, memberi tahu mereka bahwa mereka tidak boleh menelepon kita kecuali untuk sesuatu yang sangat penting.
Referensi bibliografi:
- Allen, D. (2001). Menyelesaikan sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
- Fiore, NA (2006). Kebiasaan Sekarang: Program Strategis untuk Mengatasi Penundaan dan Menikmati Permainan Tanpa Rasa Bersalah. New York: Grup Penguin. ISBN 978-1-58542-552-5.
- Le Blanc, R. (2008). Mencapai Tujuan Menjadi Mudah! Alat penetapan tujuan praktis & teknik manajemen waktu yang terbukti. Maarheeze: Pelatihan Cranendonck. ISBN 978-90-79397-03-7.