Salah satu dari banyak tanggung jawab yang dimiliki perusahaan adalah merencanakan bagaimana mereka akan menggunakan uang tunai mereka.
Dengan artikel ini kita dapat mengetahui bagaimana fungsi tersebut dijalankan, faktor-faktor apa saja yang diperhatikan agar administrasi kas dapat dilakukan seefisien mungkin dan prinsip-prinsip yang tidak boleh dilupakan oleh perusahaan jika ingin optimal. dalam tugas ini.
- Artikel terkait: “Ilmu administrasi: apa itu, ciri-ciri dan fungsinya”
Apa itu manajemen kas?
Cash management yang juga dikenal dengan namanya dalam bahasa Inggris cash management mengacu pada semua tindakan yang dilakukan perusahaan untuk mengelola arus masuk dan keluar uang guna mempertahankan kondisi keuangan yang optimal. Untuk mencapai tujuan ini, organisasi harus menjaga kendali penuh atas likuiditas yang dimilikinya setiap saat, pembayaran yang harus dilakukan serta kemungkinan pembiayaan yang dapat diperoleh dari bank.
Tujuan dari manajemen kas adalah untuk memastikan bahwa entitas memiliki dana yang diperlukan untuk dapat menghadapi kewajiban yang dimilikinya setiap tahun dan pada saat yang sama memanfaatkan surplus secara efisien, jika ada, untuk memaksimalkan manfaat dari kas. investasi. Untuk melakukan ini, ia harus mencapai keseimbangan antara bagian yang digunakan untuk melunasi hutang, membayar tagihan yang tertunda, bagian lain yang disimpan dalam bentuk tunai dan bagian lain yang diinvestasikan kembali.
Untuk semua masalah ini, sangat penting untuk memiliki bendahara yang mampu menjalankan prosedur yang tepat dan yang mengontrol arus masuk dan keluar uang sehingga laporan rekening perusahaan selalu memadai dan situasi yang dapat membahayakan tidak tercapai. organisasi, karena jika ada masalah pada tingkat keuangan, mereka pasti akan mempengaruhi semua aspek lain dari perusahaan.
Mereka mungkin tampak seperti pernyataan yang jelas tetapi terkadang tidak begitu jelas. Pentingnya pengelolaan kas yang tepat tidak boleh diremehkan. Sebuah studi yang menganalisis mengapa 101 startup gagal menunjukkan bahwa penyebab utama, yang memengaruhi 41 di antaranya, adalah kehabisan uang. Sebuah demonstrasi bagaimana salah urus keuangan dapat dengan cepat membuat bisnis Anda bangkrut.
Jelas, jika perusahaan kehabisan uang tunai, itu juga menunjukkan bahwa ada masalah di dimensi lain perusahaan atau bahwa beberapa unsur tidak berkembang sesuai rencana. Bagaimanapun, itu lebih dari cukup alasan untuk melakukan manajemen kas yang sempurna, baik untuk tidak menimbulkan masalah baru atau cukup solid untuk dapat memecahkan masalah lain yang dihasilkan di departemen lain.
Meskipun tampaknya semua masalah yang telah kita sebutkan hanyalah tentang akuntansi bisnis, mereka adalah tentang konsep yang berbeda. Ada kemungkinan bahwa jika perusahaan tidak besar, kedua prosedur dilakukan oleh departemen yang sama, tetapi semakin besar perusahaan yang bersangkutan, semakin besar kemungkinan mereka memiliki satu tim khusus untuk akuntansi dan satu lagi untuk manajemen kas..
Bagaimana mengelola uang tunai dengan benar
Setelah kita memahami pentingnya manajemen kas, pertanyaannya adalah apa cara terbaik untuk melakukannya. Meskipun, seperti dalam segala hal yang berkaitan dengan ekonomi, tidak ada formula ajaib, ada pertanyaan yang dalam banyak kasus menanggapi akal sehat. Mari kita lihat lebih dekat beberapa di antaranya.
1. Tanggung jawab bersama antar departemen
Secara apriori mungkin terlihat bahwa segala sesuatu yang berhubungan dengan manajemen kas harus dikelola hanya dari departemen keuangan, tetapi pada kenyataannya ini adalah masalah penting yang mempengaruhi banyak sektor lain dari perusahaan.
Misalnya, departemen komersial memiliki pengetahuan yang jauh lebih dalam tentang klien yang berbeda yang bekerja dengannya serta hubungan yang lebih dekat dengan mereka, dalam beberapa kasus. Oleh karena itu, masuk akal untuk mempertimbangkan kemungkinan bahwa komersial yang bertanggung jawab atas klien yang memiliki pembayaran tertunda dengan perusahaan kita, yang bertanggung jawab untuk menghubungi dia dan membuatnya melihat situasi di mana dia, sehingga mencoba untuk menyelesaikan insiden itu sesegera mungkin dan bahwa perusahaan menerima jumlah yang terutang sehingga manajemen kas tidak terganggu lebih lama.
- Anda mungkin tertarik: “Siklus keuangan perusahaan: apa itu, periode, dan perhitungannya”
2. Bayar penyedia tepat waktu
Pada poin sebelumnya kita telah memberikan contoh klien perusahaan kita yang terlambat dalam pembayaran dan karena itu memiliki hutang dengan kita. Namun jangan lupa bahwa kasus sebaliknya juga merupakan skenario umum di dunia bisnis. Dengan kata lain, seringkali perusahaan itu sendiri yang menunda pembayaran tagihan kepada pemasoknya karena alasan tertentu. Salah satunya adalah mengurus cash management.
Meskipun itu tujuannya, praktik ini jahat. Menggunakan penyedia seolah-olah mereka adalah entitas keuangan yang memberi kita kredit saat kita membutuhkannya adalah suatu kesalahan. Dalam hal reputasi, itu akan sangat mempengaruhi kita, karena akan sulit untuk berkolaborasi dengan pemasok yang sama dalam jangka panjang jika reputasi perusahaan kita terbayar di luar waktu. Praktik ini terkadang digunakan sebelum penutupan akun triwulanan atau tahunan karena likuiditas diperkirakan akan dibutuhkan.
Demikian juga, itu tidak bisa dimaafkan. Jika itu masalahnya, hal terbaik adalah sebelumnya setuju dengan pemasok tanggal pembayaran yang perusahaan tahu dapat diasumsikan. Selain itu, kita dapat secara serius memperburuk manajemen kas perusahaan pemasok, karena uanglah yang mereka harapkan dan mereka berhenti terima, melemahkan akun mereka, terkadang serius, jika pesanan yang dilakukan penting dan itu adalah perusahaan kecil..
3. Jelajahi berbagai bentuk pembiayaan
Cara lain untuk menangani cash management adalah dengan mengevaluasi bentuk-bentuk pembiayaan di luar pinjaman bank klasik, yang merupakan mekanisme yang biasa digunakan dan menimbulkan biaya tinggi bagi perusahaan. Misalnya, untuk menyeimbangkan akun ketika ada banyak koleksi pelanggan yang luar biasa, perusahaan besar beralih ke apa yang disebut perusahaan penagihan.
Perusahaan-perusahaan ini maju ke perusahaan asli hampir semua hutang yang dimiliki pihak ketiga dengan mereka dan bertanggung jawab mengelola pengumpulan faktur tertunda dengan klien tersebut, menjaga komisi untuk pekerjaan yang dilakukan. Ini adalah hubungan di mana kedua perusahaan disukai, yang merupakan mekanisme sempurna untuk mengelola uang tunai, yang melihat bagaimana aliran uang tidak berisiko karena gagal bayar.
4. Tinjau uang tunai yang tidak bergerak
Taktik lain yang dapat kita gunakan untuk mengoptimalkan pengelolaan kas adalah tinjauan menyeluruh terhadap neraca untuk mencari kemungkinan kas yang tidak dapat bergerak. Dalam pengertian ini, kita dapat menemukan, misalnya, pendapatan yang diperoleh karena kita telah menjual produk kita atau memberikan layanan kita kepada klien tertentu dan mereka belum ditagih, untuk alasan apa pun.
Demikian pula, kita dapat menemukan diri kita sendiri dalam posisi yang berlawanan dan kita adalah orang-orang yang telah membayar di muka pembayaran kepada pemasok dan kita belum dapat menikmati unsur-unsur yang seharusnya melayani kita. Dalam kedua kasus tersebut, adalah tugas orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas untuk mengendalikan kasus-kasus ini agar selalu berada dalam situasi seefisien mungkin.
Tujuan dari manajemen kas
Kita telah melihat apa yang terdiri dari manajemen kas dan berbagai cara untuk melakukannya dengan benar. Kita sekarang akan melihat berbagai fungsi yang dipenuhi oleh proses ini.
1. Untuk dapat menghadapi pembayaran
Jelas, masalah pertama dan mungkin yang paling penting yang akan dapat kita kendalikan dengan manajemen kas yang tepat adalah menghadapi pembayaran yang harus dilakukan perusahaan kita, dari yang terkait dengan karyawannya sendiri maupun dari pemasok dan jenis pengeluaran lainnya..
2. Buat perkiraan pengeluaran
Ini bukan hanya tentang melakukan pembayaran tetapi juga tentang merencanakannya dan mengetahui berapa banyak yang dapat kita belanjakan setiap saat, menyiapkan prakiraan untuk tahun ini berdasarkan modal yang kita miliki atau harapkan tersedia.
3. Mengatasi pengeluaran tak terduga
Tentu saja, sekeras apapun kita mencoba untuk merencanakan segala sesuatunya, ada kalanya muncul situasi yang tidak terduga yang menyebabkan pengeluaran yang tidak kita miliki. Dalam kasus ini, manajemen kas yang baik akan memungkinkan kita untuk menghadapi peristiwa ini dengan lebih mudah.
4. Lakukan investasi yang baik
Jika situasi ekonomi perusahaan sangat baik, ada kemungkinan bahwa ia memiliki surplus yang tersedia untuk diinvestasikan. Manajemen kas yang tepat melibatkan pemilihan opsi terbaik untuk membelanjakan uang itu.
5. Kelola dana secara efisien
Keseimbangan antara pendapatan dan pengeluaran adalah tulang punggung akuntansi perusahaan, dan untuk ini penting untuk mengelola dana yang kita miliki dengan cara terbaik.
6. Tidak pernah bangkrut
Tentu saja, insolvency adalah skenario yang tidak boleh dicapai oleh perusahaan, karena merupakan awal dari kebangkrutan.
Referensi bibliografi:
- Gitman, LJ (2003). Prinsip manajemen keuangan. Pendidikan Pearson.
- Kusnadi, Y., Wei, KCJ (2011). Penentu kebijakan manajemen kas perusahaan: Bukti dari seluruh dunia. Jurnal Keuangan Perusahaan. lain.
- Laitinen, EK, Laitinen, T. (1998). Perilaku manajemen kas dan prediksi kegagalan. Jurnal Bisnis Keuangan & Akuntansi. Perpustakaan Daring Wiley.
- Perez, KD, Socarras, F., Labrada, ED (2014). Prosedur metodologis untuk pengelolaan kas. Observatorium Ekonomi Amerika Latin. Servicios Académicos Intercontinentales SL.