Ada banyak caral manajemen bisnis untuk mencoba meningkatkan produktivitas dan banyak di antaranya berasal dari Jepang.
Ini adalah kasus metode Kaizen. Dengan paragraf-paragraf ini, kita akan menganalisis secara rinci metodologi ini untuk memahami di mana letak efektivitasnya. Kita akan melihat perbaikan apa yang dia usulkan dibandingkan dengan sistem lain. Kita juga akan menemukan alat yang paling sering digunakan.
- Artikel terkait: “Sekolah administrasi kuantitatif: apa itu, dan karakteristiknya”
Apa itu metode Kaizen?
Metode Kaizen adalah prosedur manajemen organisasi yang berusaha mencapai produksi setinggi mungkin dengan biaya serendah-rendahnya. Untuk itu, pada dasarnya yang dicoba adalah mengoptimalkan semua tugas yang terlibat dalam proses tersebut, sehingga semuanya efektif dan juga efisien. Artinya, ia berusaha untuk menyempurnakan setiap bagian dari sistem produksi.
Istilah Kaizen adalah bahasa Jepang, tempat asal metode ini. Ini berarti perubahan (“cai”) dan kebaikan (“zen”), oleh karena itu, perubahan menjadi lebih baik adalah definisi lengkapnya. Ini bukan metodologi cararn, tetapi diciptakan di Jepang pascaperang, setelah Perang Dunia II, sebagai salah satu cara untuk mencapai rekonstruksi industri yang cepat di negara yang hancur setelah konflik perang yang luar biasa.
Filosofi yang diusulkan oleh metode Kaizen adalah bahwa, melalui serangkaian perubahan kecil, kita dapat mencapai peningkatan besar dalam hasil akhir, karena setiap perubahan kecil melipatgandakan efek akhir. Ini bukan hanya tentang meningkatkan proses yang ada, tetapi tentang menghilangkan proses yang bukannya berkontribusi, sebenarnya mengurangi kita, baik karena tidak perlu atau karena dapat dilakukan dengan cara yang jauh lebih efisien.
Dengan cara tertentu, sistem ini akan mendorong perlambatan, dengan imbalan langkah-langkah kecil ini selalu aman, sehingga kemungkinan menghadapi peristiwa besar yang tidak terduga yang memerlukan mendedikasikan sumber daya besar untuk menyelesaikannya akan berkurang. Keuntungan lain dari maju dalam langkah-langkah kecil adalah membuat perubahan itu progresif dan oleh karena itu keengganan terhadapnya juga akan berkurang.
- Anda mungkin tertarik: “Monozukuri: karakteristik metode produksi ini”
Lima S dari metode Kaizen
Metode Kaizen dicirikan oleh sistem yang dikenal sebagai lima S, karena mencakup lima kata Jepang yang dimulai dengan huruf ini dan masing-masing menunjukkan salah satu kualitas metodologi ini yang harus kita perhitungkan saat menerapkannya. Kita akan memecahnya di bawah untuk dapat mengetahui semuanya secara detail.
1. Seri
S pertama dari metode Kaizen sesuai dengan istilah Seiri. Konsep ini menempatkan fokus pada pengorganisasian unsur-unsur yang perusahaan, untuk membuat perbedaan antara bagian-bagian yang penting untuk produksi dan pada saat yang sama muncul bagian-bagian lain yang sebenarnya berkontribusi sedikit atau tidak sama sekali.
2. Seiton
Setelah identifikasi pertama dilakukan, Seiton, atau pesanan, akan tiba. Ini tentang mempersiapkan daftar dengan bagian-bagian positif yang telah kita identifikasi sepanjang poin sebelumnya. Tujuan dari tugas ini adalah untuk memiliki garis besar semua tugas penting dalam proses kita dan bahwa mereka semua sepatutnya diidentifikasi.
Dengan cara ini, kita tidak lagi harus menggunakan sumber daya di masa depan untuk menemukannya, karena ini adalah pekerjaan yang telah kita lakukan sebelumnya.
3. Enam
Di Seiso terletak kunci metode Kaizen. Ini adalah titik di mana kita akan menemukan kemungkinan kesalahan atau bentuk tindakan yang tidak efektif dalam sistem produksi perusahaan kita. Ini bukan hanya tentang mengidentifikasi mereka, yang penting adalah menemukan obat untuk masing-masing dari mereka.
4. Seiketsu
Dengan demikian kita akan sampai pada Seiketsu, S keempat. Apa yang diusulkan pada poin ini adalah pentingnya memiliki sumber daya sehingga semua karyawan menikmati lingkungan kerja yang sesuai dan dengan demikian dapat membentuk tim yang kompetitif. Dan apakah perusahaan hanya dapat mencapai puncak jika memiliki alat yang tepat untuk itu.
5. Shitsuke
Shitsuke adalah konsep yang menutup lingkaran 5 S dari metode Kaizen. Poin ini mengacu pada komitmen yang harus dibuat oleh semua anggota organisasi dengan metodologi. Sangat penting bahwa setiap orang mendayung ke arah yang sama, mengambil sebagai panduan untuk tindakan yang diusulkan sistem ini. Hanya dengan demikian hasil terbaik akan tercapai.
Grup Kaizen
Salah satu teknik yang digunakan oleh metode Kaizen adalah yang disebut kelompok Kaizen, yang pada gilirannya didasarkan pada lingkaran kualitas Ishikawa. Kelompok-kelompok ini terdiri dari enam orang, salah satunya akan bertindak untuk mengarahkan kelompok dan yang lain akan menjadi orang yang menyarankan mereka tentang penerapan sistem, sehingga akan ada empat anggota tim seperti itu.
Hal pertama yang harus dilakukan kelompok ini adalah mendefinisikan masalah yang menjadi perhatian mereka dan itulah sebabnya mereka berkumpul. Mereka kemudian harus mengamati karakteristik situasi itu untuk memiliki perspektif yang lengkap tentangnya. Mereka kemudian akan beralih ke fase analitis, mencoba mencari tahu apa yang mungkin menyebabkan masalah.
Fase berikutnya menyiratkan bahwa tim mengambil tindakan, melaksanakan tugas yang memecahkan penyebab yang diidentifikasi dan karena itu menghilangkan masalah. Penting untuk memeriksa bahwa tindakan tersebut telah efektif dan oleh karena itu insiden tersebut telah diselesaikan. Jika tidak, perlu kembali ke fase sebelumnya untuk menemukan solusi lain yang berbeda.
Kerja tim tidak berakhir di sini. Saatnya melakukan standarisasi tindakan yang telah dilakukan sebagai bagian dari rutinitas kerja yang biasa dilakukan dalam organisasi ; Ini akan memastikan bahwa masalah yang menyatukan mereka sejak awal tidak akan muncul lagi. Tinggal merencanakan tujuan tim berikutnya untuk terus mengidentifikasi dan memecahkan masalah.
- Anda mungkin tertarik: “Lingkaran kualitas: apa itu, dan karakteristik metode ini”
Teknik lain dari metodologi ini
Metode Kaizen menggunakan alat lain untuk mencapai tujuan yang diusulkan. Mari kita lihat beberapa di antaranya.
1. Kaizen Kobetsu
Alat ini mengusulkan berbagai cara untuk mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan, tergantung pada kompleksitas dan bahayanya. Dalam hal ini, jika insiden tidak terlalu penting, Kobetsu Kaizen Flash akan dibentuk, beberapa pertemuan tim dengan durasi yang sangat singkat (5 menit) diadakan setiap hari. Setelah masalah teratasi, itu harus diselesaikan dalam waktu maksimal 3 jam.
Jika masalah yang mereka hadapi sudah lebih kompleks dan karena itu membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk diselesaikan, cara kerjanya adalah dengan Kaizen Event. Dalam hal ini, insiden tersebut harus diselesaikan dalam waktu 8 jam setelah identifikasi. Baik dalam kasus ini maupun dalam kasus sebelumnya, penyelesaian biasanya dilakukan oleh orang yang memberi tahu masalah atau seseorang yang berpangkat sama.
Akhirnya, dan untuk kasus di mana masalahnya terlalu penting untuk diselesaikan dalam waktu sesingkat itu, alat Kobetsu Kaizen akan ikut bermain. Untuk melakukan ini, tim disatukan dengan anggota dari berbagai departemen yang terlibat, dan pada gilirannya, alat lain digunakan yang mungkin berguna untuk penyelesaian. Hingga 3 jam sehari akan didedikasikan untuk itu, mencapai maksimum 16 jam untuk memberikan solusi yang pasti.
2. Kaizen Teian
Alat lain yang digunakan dalam metode Kaizen adalah Kaizen Teian. Fondasinya adalah bahwa ide – ide hanya bekerja ketika mereka dilakukan dalam kenyataan. Untuk itu, mereka sangat mementingkan bakat yang dimiliki setiap pekerja dan ide-ide yang diajukan didukung jika sejalan dengan peningkatan produktivitas. Berkat ide-ide ini, perbaikan kecil akan dibuat, yang merupakan prinsip dasar dari metodologi ini.
Semua anggota perusahaan dituntut untuk berkomitmen pada metode ini sehingga mereka dapat menyumbangkan semua saran yang mereka bisa dan dengan demikian, dengan kerja sama semua, hasil terbaik dapat dicapai. Untuk ini, mereka dapat dihargai untuk ide-ide bagus, tetapi tidak secara finansial, sehingga ini bukan satu-satunya motivasi untuk berpartisipasi.
3. Kaizen Nissan
Kaizen Nissan, dinamai untuk penerapannya di perusahaan ini, adalah sistem lain yang diusulkan untuk mencari perbaikan. Ini memiliki aspek Kaizen 2 hari, di mana sekelompok ahli di berbagai departemen menganalisis pekerjaan tertentu dan membuat perubahan saat ini untuk membuatnya lebih produktif.
Di sisi lain ada Kaizen 2 jam, modalitas lain dari alat metode Kaizen ini. Dalam hal ini, kepala bagianlah yang menghabiskan waktu untuk melakukan perbaikan, bahkan jika itu sangat kecil, yang dengannya ia berusaha untuk meningkatkan efisiensi karyawannya.
Referensi bibliografi:
- Brunet, AP, Baru, S. (2003). Kaizen di Jepang: sebuah studi empiris. Jurnal Internasional Manajemen Operasi & Produksi.
- Imai, M. (2000). Bagaimana menerapkan kaizen di tempat kerja (Gemba). Bogota: McGraw.
- Manos, A. (2007). Manfaat acara Kaizen dan Kaizen. Kemajuan Kualitas.
- Suárez, MF, Miguel, JA (2008). Menemukan Kaizen: Analisis Teoretis Perbaikan Berkelanjutan. Pecvnia: Jurnal Fakultas Ilmu Ekonomi dan Bisnis. Universitas Leon.