Kita hidup dalam masyarakat di mana sebagian besar pasar tenaga kerja dikonfigurasi berdasarkan lingkungan bisnis. Apakah mereka perusahaan multinasional besar, UKM, bisnis keluarga atau bahkan layanan individu, semuanya harus memperhitungkan bahwa unsur penting untuk kelangsungan hidup mereka adalah koherensi dalam organisasi dan komunikasi antara bagian-bagiannya untuk bergabung dan bergerak menuju tujuan bersama..
Dalam pengertian ini, kita dapat menegaskan bahwa komunikasi bisnis adalah salah satu unsur kunci ketika sebuah organisasi, terutama jika memiliki kompleksitas tertentu, bekerja dengan benar dan dapat beradaptasi dan bertahan. Dan tentang komunikasi seperti itulah yang akan kita bicarakan di sepanjang artikel ini.
- Artikel terkait: ” Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan “
Apa itu komunikasi bisnis?
Komunikasi bisnis dipahami sebagai serangkaian proses yang dilakukan oleh perusahaan atau bagian darinya untuk melakukan perjalanan informasi, baik secara internal antara departemen atau posisi yang berbeda dari perusahaan dan jika kita berbicara tentang komunikasi perusahaan dengan luar.
Penting untuk diingat bahwa, sebagai aturan umum, komunikasi semacam itu tidak hanya menyiratkan kemampuan untuk mengeluarkan informasi, tetapi juga mencakup fakta penerimaannya: kita menghadapi pertukaran data yang saling menguntungkan.
Komunikasi bisnis yang baik membuat semua anggota perusahaan dapat tetap termotivasi dan tindakan mereka dapat diketahui, mengurangi ketidakpastian baik pekerja maupun pemimpin mengenai status yang sama. Ini juga memfasilitasi interaksi dan meningkatkan lingkungan kerja, di samping meningkatkan produktivitas dan memungkinkan untuk bereaksi lebih optimal terhadap segala kemungkinan.
Tujuan umum
Tujuan komunikasi bisnis mudah dimengerti. Secara internal, di satu sisi, memungkinkan sebuah organisasi yang koheren untuk diproduksi dan informasi dan hasil yang diperoleh oleh departemen atau pekerja yang berbeda untuk dibagikan, serta untuk menghasilkan dan mengirimkan tujuan dan visi perusahaan perusahaan.
Hal ini juga memudahkan pemahaman tentang apa yang diharapkan dari masing-masing pekerja, serta pemahaman tentang realitas yang harus mereka hadapi masing-masing. Ini juga memudahkan setiap orang untuk bekerja ke arah yang sama, dan bagi mereka untuk mempelajari cara-cara baru dalam melaksanakan tanggung jawab mereka sendiri.
Pada tingkat komunikasi dengan dunia luar, komunikasi bisnis sangat penting untuk menghubungi media dan menghasilkan citra positif perusahaan itu sendiri, serta untuk menganalisis audiens target dan menilai kebutuhan mereka. Hal ini juga memungkinkan kita untuk belajar menarik klien potensial dan menilai perubahan yang melekat dalam masyarakat yang dinamis dan cair di mana kita hidup, sesuatu yang mendasar untuk mengantisipasi dan menghadapi kemungkinan kesulitan dan untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan.
Agar komunikasi menjadi efisien, perusahaan itu sendiri perlu menciptakan saluran yang efektif untuk ini, serta meningkatkan transmisi informasi dengan tindakannya, menghasilkan sarana untuk berkomunikasi dan juga bekerja secara aktif sehingga tidak ada ketidakpastian mengenai apa yang diminta dan dicari dalam organisasi.
Penting juga untuk bekerja pada aspek formal dan informal, serta menilai kebutuhan dan pemikiran para pekerja yang berbeda. Empati juga penting, serta pengaturan dan perencanaan mekanisme komunikasi yang baik.
- Anda mungkin tertarik: ” Identitas perusahaan: apa itu dan bagaimana mendefinisikan organisasi “
Berbagai jenis komunikasi bisnis
Tidak semua perusahaan dan organisasi berkomunikasi dengan cara yang sama, dan ada berbagai jenis dan klasifikasi komunikasi bisnis berdasarkan berbagai kriteria.
1. Internal dan eksternal
Yang pertama adalah yang menetapkan perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal, yang pertama adalah komunikasi yang terjadi antara berbagai departemen dan pekerja di perusahaan itu sendiri dan yang kedua ditujukan untuk menjalin komunikasi dengan medium.
2. Dua arah dan satu arah
Demikian juga, kita juga dapat menemukan gaya komunikasi bisnis dengan tingkat interaktivitas yang lebih besar atau lebih kecil, dapat menemukan dari komunikasi dua arah yang paling umum di mana pengirim dan penerima berinteraksi dan bertukar informasi ke komunikasi satu arah di mana hanya satu pesan dikirim, umumnya dari posisi kekuasaan, ke penerima yang tidak memiliki pilihan untuk membalas.
3. Naik, turun, dan horizontal
Dalam komunikasi bisnis internal suatu organisasi, kita dapat menemukan tiga jenis utama tergantung pada titik di mana informasi dimulai dan posisi antara pengirim dan penerima komunikasi yang sama. Kita berbicara tentang komunikasi ke bawah ketika tindakan komunikatif dilakukan dari pengirim dengan posisi yang lebih tinggi daripada penerima.
Ketika bawahan yang menyampaikan pesan kepada atasannya, kita akan berbicara tentang komunikasi ke atas. Dalam kedua kasus kita akan menghadapi jenis komunikasi vertikal, yaitu komunikasi di mana subjek yang mempertahankan tindakan komunikatif memiliki hubungan ketidaksetaraan dalam hal kekuasaan (ada hierarki di antara mereka).
Jenis komunikasi hebat lainnya adalah komunikasi horizontal, yang terjalin antara individu-individu yang memiliki kedudukan yang sama dan berada pada tingkat hierarki yang sama.
4. Formal dan informal
Akhirnya, perlu dicatat bahwa dalam komunikasi bisnis kita dapat menemukan keberadaan dua jenis saluran komunikasi yang berbeda: formal dan informal. Yang pertama, aspek teknis dan yang terkait dengan tugas itu sendiri biasanya ditangani, menjadi jenis komunikasi hormat yang berfokus pada alasan dan tujuan perusahaan.
Namun, dalam komunikasi informal, komunikasi yang lebih fleksibel dan alami cenderung terbentuk, pada dasarnya berfokus pada hubungan antarpribadi dan sering kali menjadi salah satu yang memiliki efek terbesar pada kesejahteraan kerja. Yang terakhir sangat bervariasi tergantung pada siapa yang melakukannya dan dapat melampaui tempat kerja, karena sulit dikendalikan oleh organisasi.
Kemungkinan ancaman terhadap komunikasi yang baik
Mempertahankan komunikasi bisnis yang efisien sangat penting, tetapi itu tidak mudah. Dan keberadaan tingkat variabilitas yang tinggi dalam situasi yang mungkin timbul, serta adanya kesalahpahaman, penyalahgunaan dan kesulitan dalam komunikasi perusahaan harus diperhitungkan.
1. Kurangnya konsistensi
Salah satu faktor yang paling mempengaruhi komunikasi yang benar-benar bermanfaat adalah kredibilitas pengirim dan pertimbangan yang ditunjukkan kepada penerima pesan.Contohnya adalah adanya disonansi antara apa yang dikatakan dan apa yang dikatakan. dilakukan, penerbit tidak mempertahankan cara bertindak yang konsisten dengan pesan yang dikeluarkan.
Yang terakhir ini dapat terjadi pada pekerja perusahaan mana pun, terlepas dari posisi hierarkis mereka atau jika mereka berbicara dengan atasan, bawahan, atau seseorang pada tingkat hierarki yang sama, dan menimbulkan dampak serius bagi kedua subjek (yang tergantung pada situasinya. bisa berakhir dengan dianggap buruk atau bahkan dipecat) serta untuk organisasi (menghasilkan tingkat kepercayaan yang lebih rendah pada orang tersebut dan jika memiliki posisi tinggi bahkan dalam organisasi).
Dengan cara yang sama dan misalnya dalam kasus perusahaan besar dengan sejumlah besar departemen, jika ada perbedaan antara otoritas atau figur referensi dalam perusahaan, situasi mungkin dapat dihasilkan di mana pekerja tidak benar-benar tahu apa kepemimpinan. untuk mengikuti, sesuatu yang dapat menghasilkan frustrasi dan ketidakpercayaan.
Demikian pula, perlu sangat berhati-hati dengan penafsiran pesan, karena adanya ambivalensi dapat menyebabkan departemen atau pekerja yang berbeda menafsirkan hal yang berlawanan. Apa yang dicari komunikasi bisnis justru untuk menjamin suatu organisasi dan koherensi internal, sehingga pesan yang tidak jelas dan dengan interpretasi yang berbeda dapat menyebabkan munculnya ketidakpastian dan keraguan pada penerima pesan.
2. Kurangnya hubungan emosional
Masalah lain dapat ditemukan dalam cara komunikasi terjadi. Misalnya, di beberapa organisasi mungkin ada kesulitan dalam menghasilkan perasaan ikatan emosional, yang pada pekerja dapat menyebabkan berkurangnya komitmen dan produktivitas dan pada pengguna kurangnya minat dan pencarian alternatif lain. Penting untuk menghargai bahwa segala sesuatu yang dilakukan, dan bahkan apa yang tidak, pada dasarnya komunikatif.
Jadi, tidak hanya pesan itu sendiri yang penting tetapi juga cara penyampaiannya: email tidak sama atau menawarkan sensasi yang sama seperti pertemuan tatap muka atau pencarian kontak nyata.
3. Tidak memahami konteks
Adaptasi terhadap situasi saat ini dan kemajuan sosial, serta kekhasan situasi itu sendiri, juga harus dinilai. Misalnya, dalam masyarakat yang semakin mengglobal dan di mana teknologi baru memungkinkan komunikasi langsung dengan sejumlah besar orang pada saat yang bersamaan, mungkin perlu untuk menganalisis dan berinvestasi dalam kebijakan komunikasi yang mempertimbangkan kekuatan jaringan, jaringan sosial, dan bagaimana mengirimkan informasi yang diinginkan dengan benar, selain menilai kontak dengan klien potensial dari wilayah lain di dunia.
Demikian pula, perlu juga menilai situasi perusahaan itu sendiri agar tidak melakukan lebih dari yang dapat mereka tanggung, karena untuk ini perlu memperhitungkan situasi perusahaan secara keseluruhan.
Masalah lain bisa jadi adalah isi pesan yang dipancarkan: ada kemungkinan bahwa meskipun komunikasi itu ada, komunikasi itu tidak mentransmisikan atau tidak menyampaikan konten yang perlu ditransmisikan. Ada kemungkinan bahwa ia berfokus pada aspek-aspek yang agak pelengkap dan mengabaikan, misalnya, orientasi atau tujuan yang seharusnya dimiliki oleh posisi tertentu, atau bahwa mereka menerima begitu saja keberadaan pengetahuan yang tidak pernah dieksplisitkan.
4. Isolasi dan kurangnya komunikasi
Akhirnya, mungkin masalah terpenting yang dapat diekstrapolasi dari semua masalah sebelumnya adalah kemungkinan bahwa tidak ada komunikasi yang benar.
Contoh paling jelas adalah penggunaan komunikasi satu arah yang stabil dan berkelanjutan, yang dapat menghasilkan situasi stagnasi dan kurangnya pemahaman tentang apa yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Untungnya hari ini adalah yang paling sedikit digunakan justru karena paling tidak efisien dan berguna.
Ada juga kemungkinan bahwa posisi yang berbeda tidak memiliki mekanisme yang memadai untuk saling menghubungi meskipun pendapat mereka didengar, kemungkinan umpan balik yang lebih sedikit atau bahkan bagian yang berbeda dari perusahaan tidak memiliki kontak satu sama lain. Penting untuk secara aktif merangsang interaksi semacam itu.