Catatan Sumber Daya Manusia: Jenis, Tujuan, Esensi dan Tindakan Pencegahan!
Catatan sumber daya manusia mengacu pada dokumen informasi yang digunakan oleh organisasi untuk menjalankan fungsinya. Ini mewakili memori organisasi. Catatan memberikan informasi tentang organisasi yang dipelihara dalam bentuk nyata yaitu tertulis, bergambar, bagan dll.
Oleh karena itu, mereka adalah bukti nyata dari kegiatan organisasi. Catatan personalia memberikan informasi tentang posisi SDM dalam organisasi misalnya – catatan yang berkaitan dengan pelatihan, kinerja, ketidakhadiran, upah dan gaji, perputaran tenaga kerja, produktivitas, survei moral, kepuasan kerja, jaminan sosial, kesejahteraan karyawan, dll. Catatan konvensional disimpan di bentuk kertas, kartu, file, bagan, blue print dll. Namun di zaman modern rekaman disimpan dalam CD, film video, kaset audio dll.
Jenis Informasi:
Catatan disiapkan dari laporan, risalah rapat, pesanan dll. Mereka berisi informasi tentang karyawan, serikat pekerja, pemberi kerja, pemerintah, deskripsi pekerjaan, analisis pekerjaan, rekrutmen, seleksi, promosi, transfer, pemberhentian, pemindahan, pelatihan dan pengembangan, awam cuti, pemogokan, kontribusi PF, tunjangan karyawan, upah dan gaji, perselisihan keluhan, dll.
Tujuan Catatan Personalia:
Tujuan utama rekaman bukan untuk menyimpan tetapi untuk memiliki informasi untuk membuat analisis berbagai masalah. Catatan yang disimpan secara efektif memungkinkan analisis masalah yang lebih baik.
Catatan melayani tujuan berikut.
(1) Membantu para manajer untuk mengidentifikasi, mempersiapkan dan mengimplementasikan program pelatihan bagi karyawan dan pengembangan eksekutif bagi para manajer.
(2) Mempermudah dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan mutasi, promosi, demosi, pemindahan dll.
(3) Membantu menyiapkan gaji dan gaji.
(4) Memungkinkan untuk memberikan informasi terkait kecelakaan, ketidakhadiran, perputaran tenaga kerja, upah dan gaji kepada instansi pemerintah.
(5) Memfasilitasi audit sumber daya manusia.
(6) Aktifkan penelitian dalam hubungan manusia.
(7) Memberikan pengetahuan tentang validitas tes kerja dan wawancara.
(8) Menyimpan data sehubungan dengan cuti, pelatihan, promosi, transfer, PHK, pemecatan, biaya yang dikeluarkan untuk tunjangan karyawan, dll.
Hal-hal Penting dari Catatan yang Baik:
Untuk mencapai tujuan di atas, catatan yang baik harus mencakup ciri-ciri sebagai berikut:
(1) Harus objektif. Itu harus dipertahankan untuk memenuhi tujuan yang dinyatakan.
(2) Pencatatan harus sederhana dan mudah dipahami.
(3) Itu harus akurat tanpa kemungkinan kesalahan atau penipuan.
(4) Harus sesuai dengan kebutuhan.
(5) Ini harus mudah dilacak atau tersedia.
(6) Dalam penyelenggaraan pencatatan harus diperhatikan prinsip ekonomi. Pemeliharaan arsip tidak harus mahal.
(7) Ini harus berguna untuk pengelolaan bisnis yang lebih baik. Kertas yang tidak perlu tidak boleh disimpan dalam catatan.
(8) Harus ada akses yang mudah ke informasi yang dibutuhkan, oleh karena itu harus dipelihara dengan baik.
(9) Catatan yang berbeda harus mudah dibedakan.
(10) Seharusnya tidak ada duplikasi.
(11) Penyimpan catatan harus ditunjuk untuk memelihara pemeliharaan catatan.
Tindakan Pencegahan dalam Memelihara Catatan:
Catatan melayani banyak tujuan. Catatan personil harus dipelihara dari tanggal pelantikan mereka sampai saat mereka pensiun atau meninggalkan organisasi. Menurut Jucius Michael, tindakan pencegahan tertentu sangat penting dalam memelihara catatan personel.
Mereka:
(1) Semua informasi perekrutan untuk setiap karyawan dapat disimpan dalam folder. Informasi lain mengenai karyawan seperti evaluasi kinerja, kualifikasi pendidikan, pelatihan, tindakan disipliner, jika ada, terhadap personel dll ditempatkan di dalam folder.
(2) Selain folder, kartu yang berisi informasi penting dapat dimasukkan ke dalam folder yang memungkinkan ketersediaan catatan karyawan dengan mudah kapan saja.
(3) Dalam beberapa kasus, di mana jumlah karyawan sangat banyak, peralatan pengolah data dapat digunakan untuk memelihara catatan.
Jenis Catatan Personalia:
Catatan dasar personel di perusahaan industri adalah sebagai berikut: –
Catatan Layanan Individu:
Catatan ini mencakup nama dan alamat, jenis kelamin, umur, kualifikasi pendidikan, pengalaman, departemen & bagian, tanggal pengangkatan , tanggal pensiun, upah, kenaikan gaji, kenaikan pangkat yang diterima, mutasi karyawan dll.
Rekor Kinerja:
Peringkat yang diberikan kepada setiap karyawan berdasarkan penilaian kinerja tahunan dimasukkan dalam catatan ini.
Meninggalkan Catatan:
Ini mencakup berbagai jenis cuti yang diambil oleh karyawan dan saldo cuti.
Catatan Pelatihan:
Ini termasuk program pelatihan yang diikuti oleh karyawan dengan tanggal dan periode waktu.
Catatan Kesehatan dan Keselamatan:
Catatan ini mencakup informasi tentang kecelakaan, laporan medis, catatan asuransi, dll.
